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上节课,跟大家分享了利用复制粘贴的操作处理数据的技巧,利用“选择性粘贴”,可以批量实现单元格格式的转换。
而本节课,小编将同小伙伴分享利用查找替换的功能,实现对数据的批量更改。
对指定的单元格区域进行批量更正;
会利用查找替换处理数据;
学会利用常用的操作来解决较复杂的问题。
1、批量设置单元格格式
在实际工作中,我们很多时候会遇到数据格式的设置,如果在设置单元格格式对话框中进行设置,在单元格不连续或不清楚哪些单元格格式是否相同时,用这样的方法是比较麻烦的。
小编发现,对于批量处理这样的单元格格式,用“查找替换”的操作,是很方便的。
例如下面的职工工资表。
现在要给所有的款项都加上货币符号,有两种操作方法。
(1)批量设置单元格格式
选中D3:H18,按右键,在弹出的菜单中选择【设置单元格格式】,弹出设置单元格对话框,如下图所示。
在“数字”面板下的“分类”,选择“货币”,小数位数调整为0,货币符号选择“¥”,单击【确定】,则可以得到如下图所示的数据表。
所有的款项都实现了前面加货币符号“¥”的操作。
(2)使用查找替换实现单元格格式的设置
选择【开始】-【查找和选择】-【替换】,弹出【查找和替换】对话框,如下图所示。
单击【选项】,将折叠面板展开,得到如下图的对话框。
这里有很多有关查找替换的选项,小编就不详细说明了,小伙伴们可以逐个测试体会一下其中的功能。
单击“查找内容”最右边“格式”边的下拉三角形,在弹出的菜单中选择“从单元格选择格式”,此时鼠标的指针会改变,选择要查找的数据区域,如本例为D3:H18。
单击“替换为”最右边的“格式”,弹出“替换格式”对话框,如下图所示,它跟“设置单元格格式”对话框是相同的。
在“数字”面板的左边选择“货币”,将小数位数设置为0,货币符号设为“¥”,单击【确定】。
然后转到“查找和替换”对话框,选择【全部替换】,会弹出查找结果对话框,单击【确定】。
则得到如下图所示的数据表。
然后关闭“查找和替换”对话框,则这样的操作就完成了。
分享的两种批量更改替换格式的方法,小伙伴觉得那种更简单方便?
2、给特定的数据添加符号
继续使用上面的数据表,现在要在职工编号前加上符号,可以用这样的方法。
单击【开始】-【查找和选择】-【替换】,弹出“查找和替换”对话框。单击右下角的【选项】,展开折叠的面板。
单击“查找内容”右边的【格式】右边的小三角形,选择“从单元格选择格式”,这时鼠标指针变为吸管形状,单击A3单元格,表示要查找的是A3单元格的格式,此时鼠标指针将变为原状。
然后再单击“替换为”最右边的【格式】,弹出“替换格式”对话框。
我们可以使用分类的“自定义”,在左边设置自己想要的格式,如下图所示。
这里给职工编号前加上“zg”,因编号有五位,所以后面用5个0代替。单击【确定】。
如果表格中有想要的单元格格式,还可以单击上面对话框中的【从单元格选择格式】,直接从数据表中选择单元格格式。
转到“查找和替换”对话框中,选择【全部替换】,就得到如下的数据表。
此时,跟A3相同格式的单元格数据,前面都加上了“zg-”。
3、按自定义的格式查找
在要修改某些特定的数据时,也可以使用自定义的格式进行查找,如果要修改很多数据,用这个方法是最好的选择。
如下面的职工信息表,入职时间的格式不一样,如果将所有单元格都进行批量设置,未必能得到自己想要的结果。
单击【开始】-【查找与选择】-【查找】,弹出“查找和替换”对话框,打开“替换”面板,在查找内容中选择右边【格式】边的小三角形,在弹出的菜单中选择“从单元格中选择格式”,单击E4单元格。
转到替换为右边【格式】边的小三角形,在弹出的菜单中选择“从单元格中选择格式”,单击E3单元格。
意思是将同E4一样的单元格格式,替换为E3的格式。
然后选择范围等,将“单元格匹配”勾上,如下图所示。
然后单击【替换】,即可以逐一替换完成,如下图。
同样的方法也要以对F列的进行操作。
4、查找有批注的单元格
如果数据表格经多人阅过,并有对一些数据进行过批注,用查找和替换面板,就可以很快找到有批注的单元格。
例如上面的职工信息表,有几个日期格式错误了,有人做出了批注。如下图。
可以打开“查找和替换”对话框,在查找范围中选择“批注”,单击【确定】,则有批注的单元格都找出来了,如下图所示。
在做报表时,原始数据的录入可能会有错误,在这样的情况下,必须先对原始数据进行清洗,如下表所示,广东各月份的数据,明显是有错误的。
而要整理这样的数据,用查找和替换的方法会比较容易。
首先是要选择广东这列的数据区域B3:B14。
按右键,在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”,在分类中选择“数值”,将其数值的设置如下图所示,单击【确定】。
得到的效果如下表所示。
下面是去掉部分数据中的空格。
(1)单击【开始】-【查找和选择】-【替换】,弹出“查找和替换”对话框。
先清除原来选定的格式,如下图所示,说明上一操作已选定了格式。
单击“查找内容”右边【格式】的小三角形,如果有预先设定了的单元格格式,则应选择“清除查找格式”。
同理,对替换也要先进行“清除查找格式”。
在“查找内容”框中输入一个空格,“替换为”框留空,“搜索”选择“按列”,单击【全部替换】,则可以将空格全部删除,如下图所示。
本文跟大家分享了查找和替换的操作技巧,在实现工作中,在数据清洗工作环节经常使用到,熟练使用其中的相关设置,就能很好地实现一些意想不到的效果。
下面再来回顾一下本文的主要内容吧。
利用“查找和替换”对话框实现批量更改单元格格式;
利用“查找和替换”功能实现特殊符号的添加;
利用“查找与替换”整理数据,实现数据格式的统一。
本课的分享就到这里了,欢迎大家继续关注IT微课程。
excel没有真正的自动换行功能,只能做到显示自动换行。
如果单元格内容的长度、分段都相同,可以将这一列设置单元格格式(对齐页下面选择)为自动换行,然后将这一列列宽调整到刚好显示 MZTJ04-02- 的长度。这样看起来分行,但一旦拉长列宽,或者复制到其它地方,都可能恢复一行显示。
要实现真正换行,有下列两个方法:
每个单元格录入到 MZTJ04-02- 这个位置后,按住Alt+enter,就实现换行了。
如果分段都是在相同内容之后,例如都是在 -02- 后面分行,可以在全部录入完成后,Ctrl+h,在查找栏输入
然后在替换为栏内输入相同内容,再接着按住Alt+10(小键盘上的),然后Alt+a即可
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再选中B列,右键---复制---再右键----选择性粘贴----数值---确定---再次选中B列----数据---分列---下一步直到步骤三---列数据格式---文本---完成---删去原A列----新A列就是你要的样式了
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