01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称 证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果
一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：
1） 假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为 B列；
3） 看到结果为13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方 不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就 全部都改好了。若是在原证书号后面加 13则在B2单元格中写入：=A2& “ 13” 后回车。
02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下 面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件 名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
03、在EXCEL中输入如“1 -1”、“1 -2”之类的格式后它即变成1月1 日， 1月 2日等日期形式，怎么办？
这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式” 菜单，选“单元格” ，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式 就行了。
04、在EXCEL中如何使它象 WOR一样的自动定时保存文件？
点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果 在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载 宏... ”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。
05、用Excel做多页的表格时，怎样像 Word的表格那样做一个标题，即每 页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？
在EXCEL勺文件菜单-页面设置-工作表-打印标题； 可进行顶端或左端标 题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样 Excel 就会自 动在各页上加上你划定的部分作为表头。
06、在 Excel 中如何设置加权平均？
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到， 并不是一项很复杂的计算， 关 键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均 值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相 应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。
07、如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设
置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？
把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话， Excel 自动设置的名 称是“ sheet1 、sheet2 、 sheet3 ”），然后点右键，在弹出的菜单中选 择“选择全部工作表”的菜单项， 这时你的所有操作都是针对全部工作表了， 不 管是设置页眉和 页脚还是打印你工作表。
08、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了 ,可要是手动
一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作
EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开， 如在“总分”与“排名”之 间空开一列， 为了不影响显示美观， 可将这一空的列字段设为隐藏， 这样在调整 表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。
09、用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、 姓名、岗位工资 ） ，想输出成工资条的形式。怎么做？
这个问题应该这样解决： 先复制一张工资表， 然后在页面设置中选中工作表 选项，设置打印工作表行标题， 选好工资条的条头， 然后在每一个人之间插入 行 分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文 office ， Excel 的打印纸选项中只有 A4 一种，怎么办？随便安装一个打 印机驱 动程序就可以了。
10、在 Excel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样 设置选项都无济于事，该怎么办？
这是一个比较特殊的问题， 我曾为此花了十几个小时的时间， 但说白了很简 单。在Windows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区 域设置 属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文 （中国）”，在“区域设置属性” 对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“ . ”（未改前是“，”），按 “确 定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域？
使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2: A1000,最简便的方 法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域 A2: A1000
12、如何快速返回选中区域？
13、 如何快速定位到单元格？
方法一：按 F5 键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格 地址，单市“确定”按钮即可。
方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。
一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时， 通过选定表格中某个 单元格，然后按下 Ctrl ＋* 键可选定整个表格。 Ctfl ＋* 选定的区域是这样决 定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
15、 如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护， 或填入与其他单元 格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。 以下方法 可 以帮助快速选取所有包含公式的单元格： 选择“编辑”“定位”， 单击“定位条 件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
16、 如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl ＋ Ener 键，即可实现在选定的单
元格区域中一次性输入相同的值。
17、 只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？
如果你知道所要使用函数的名字， 但又记不清它的所有参数格式， 那么可以 用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr ＋ A 键， Excel 则自动进入“函数指南——步骤 2 之 2”。当使用易于记忆的名字且具有 很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？
按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法是：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直 至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上 下拖 拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志， 左右拖拉时会变为垂
直“工”状标志， 释放鼠标按钮完成操作后， 选定的一个或多个单元格就被拖放 至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大？
可以将不用的工具栏隐藏， 也可以极大化 Excel 窗口，或者在“视图”菜单 中选择“全屏显示”命令。
20、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令， 利用它们可以大大提高操作效 率。首先选定一个区域， 然后单击鼠标右健即可调出快显菜单， 根据操作需要选 择不同命令。
21、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令， 利用它们可以大大提高操作效 率。首先选定一个区域， 然后单击鼠标右健即可调出快显菜单， 根据操作需要选 择不同命令。
22、如何防止 Excel 自动打开太多文件？
当 Excel 启动时，它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件。 当该目录下的 文件过多时， Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出 错。解决方法是将 不该位于 Xlstart 目录下的文件移走。 另外，还要防止 EXcel 打开替补启动目录 下的文件：选择“工具”“选项”“普通”，将 “替补启动目录”一栏中的所 有内容删除。
23、如何去掉网格线？
1）除去编辑窗口中的表格线
单击“工具”菜单中的“选项”， 再选中“视图”， 找到“网格线”， 使之 失效；
2）除去打印时的未定义表格线
有时会出现这样的情况： 你在编辑时未定义的表格线 （在编辑窗中看到的也 是淡灰色表格线） ，一般情况下在打印时是不会打印出来的， 可有时却偏偏不 听 使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑” VCD中编辑的Excel表格更是这 样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表” 菜 单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。
24、如何快速格式化报表？
为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 Excel 预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的 “自 动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式， 按“确定”按 钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体” 等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“ x”不出现，则在套用表格样式 时就不会用该项。
25、 如何快速地复制单元格的格式？
要将某一格式化操作复制到另一部分数据上， 可使用“格式刷”按钮。选择 含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷 子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
26、 如何为表格添加斜线？
一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们 可以使用绘图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字 型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标， 斜线就画出来了。另外，使用 “文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文 字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对 象格式”“图案”，选择“无边
27、 如何快速地将数字作为文本输入？
在输入数字前加一个单引号“”'，可以强制地将数字作为文本输入。
28、 如何定义自己的函数？
用户在 Excel 中可以自定义函数。切换至 Visual Basic 模块，或插入一页 新的模块表(Module)，在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA程序，按 Enter 确认后完成编写工作， Excel 将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄 内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：
29、 如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中 调用自定义函数？
可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法 （ 也就是在调 用函数时加上该函数所在的工作簿名）。假设上例中的自定义函数 Zm所在工 作 薄为MYUDF.XLS现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm函数，应首
30、如何快速输入数据序列？
如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列， 千万别逐条输入，为何不让 Excel 自动填充呢？在第一个单元格内输入起 始数 据，在下一个单元格内输入第二个数据， 选定这两个单元格， 将光标指向单元格 右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充。 如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据
（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择 “工具”菜单中的“选项”命令， 再选择“自定义序列”标签， 在输入框中输入 新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三， 李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。
31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。 其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。 在某单元格内输入数 据， 按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜 单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工 作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填 充方式。
32、 如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备 后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？
不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”“选 项”“自定义序列”， 单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序 列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。
33、 上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其 没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？
选定单元格区域， 选择“数据”“筛选”“高级筛选”， 选定“不选重复的 记录”选项，按“确定”按钮即可。
34、 如何对工作簿进行安全保护？
如果你不想别人打开或修改你的工作簿， 那么想法加个密码吧。 打开工作薄， 选择“文件”菜单中的“另存为”命令， 选取“选项”， 根据用户的需要分别输 入“打开文件口令”或“修改文件 D令”，按“确定”退出。
工作簿（表）被保护之后， 还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行 保护，起到双重保护的功能， 此时你可以这样做： 首先，选定需保护的单元格 区 域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令， 选取“保护”，从对话框中选取“锁 定”，单由“确定”按钮退出。 然后选取“工具”菜单中的“保护”命令， 选取 “保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。
注意：不要忘记你设置有“口令”。
35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？
对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然， 从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感 觉。但却带来了问题， 即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来， 表格的可视 性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”“页面设置”“工作表”，在“打 印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。
36、工作表保护的口令忘记了怎么办？
如果你想使用一个保护了的工作表， 但口令又忘记了， 有办法吗？有。 选定 工作表，选择“编辑”“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注 意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方 法盗用他人的工作表。
Excel 一般使用相对地址来引用单元格的位置， 当把一个含有单元格地址的 公式拷贝到一个新的位置， 公式中的单元格地址会随着改变。 你可以在列号或行 号前添加符号 “$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。
38、如何用汉字名称代替单元格地址？
如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。
定义名字的方法有两种： 一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名 字，另一种是选定想要命名的单元格区域， 再选择“插入”“名字”“定 义”， 在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。 使用名字的公式比使用单元格 地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“ =SUM（实发工资）”显然 比用 单元格地址简单直观，而且不易出错。
39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？
在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦， 尤其是当区域为许多
不连续单元格区域组成时。 这时可按住 Ctrl 键，进行不连续区域的选 取。区域 选定后选择“插入” “名字”“定义”，将此区域命名，如 Groupl，然后在公
式中使用这个区域名口“二SUM（ Groupl）”。
40、如何定义局部名字？
在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字， 使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。
有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时 间。例如，在某个工作表中经常需用利率 4.9％来计算利息，可以选择“插入” “名字”“定 义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位 置”框中输入“二0.04.9 ”，按“确定”按钮。
42、工作表名称中能含有空格吗？
能。例如，你可以将某工作表命名为“ ZhuMeng” 。有一点结注意的是，当 你在其他工作表中调用该工作表中的数据时， 不能使用类似“=Zhu Meng A2' 的公式，否则Excel将提示错误信息“找不到文件 Me ng。解决的方法是，将 调用公式改为'Zhu Mg'! A2'就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样 的习惯，即在输入号以后，用鼠标单由 Zhu
Meng工作表，再输入余下的 内容。
43、给工作表命名应注意的问题
有时为了直观，往往要给工作表重命名( Excel 默认的荼表名是 sheet1、 sheet2 )，在重命名时应注意最好不要用已存在的 函数名来作荼表名，否
则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按 住 Ctrl 健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置， 复制成的工作表以
“源工作表的名字+ (2)”形式命名。例如，源表为 ZM则其“克隆”表为ZM (2)。在公式中Excel会把ZM(2)作为函数来处 理，从而出错。因而应给ZM (2)工作表重起个名字。
44、如何拆分或取消拆分窗口？
当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失 后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标 题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗 口”“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令 外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击 鼠标即可取消已拆分的窗口。
45、如何给工作簿扩容？
选取“工具”“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表 数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。 一个工作薄最多可以有 255 张工作 表，系统默认值为 6。
46、如何减少重复劳动？
我们在实际应用 Excel 时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。 为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工 具”菜单中的“宏”命令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。 也可以用VBA编程定义宏。
47、如何快速地批量修改数据？
假如有一份 Excel 工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的 补贴增加 50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批 量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能：首先在某个空白单元格中输入 50， 选定此单元格，选择“编辑”“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从 E2 到E150。然后选择“编辑”“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运
算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白 单元格中输入的 50。
48、 如何快速删除特定的数据？
假如有一份 Excel 工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将 所有数量为 0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据” “筛 选”“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“ 0”，那么将列出所有数量 为 0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”“删除行”， 然后 按“确定”即可删除所有数量为 0的行。最后，取消自动筛选。
49、 如何快速删除工作表中的空行？
以下几种方法可以快速删除空行：
方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地 删掉空行。
方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”“列”，插入新的 一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序， 使所有 空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以 A列重新排序，再删去A列，恢 复工作表各行原来的顺序。
方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法， 只不过在所有列的 下拉列表中都选择“空白”。
50、如何使用数组公式？
Excel 中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进 行操作的公式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区 域， 在编辑栏输入公式，然后按 ctrl ＋Shift ＋ Enter 组合键锁定数组公式， Excel
将在公式两边自动加上括号“ {} ”。不要自己键入花括号， 否则， Excel 认为 输入的是一个正文标签。 要编辑或清除数组公式． 需选择数组区域并且激活编辑 栏，公式两边的括号将消失， 然后编辑或清除公式， 最后按 Ctrl ＋ shift ＋Enter 键。
51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有 0 值？
通常情况下， 我们不希望显示或打印出来的表格中包含有 0 值，而是将其内 容置为空。例如，图1合计列中如果使用“ =b2+c2+d2'公式，将有 可能出现0 值的情况，如何让 0 值不显示？方法一；使用加上 If 函数判断值是否为 0 的公 式，即：=if ( b2+ c2 + d2= 0, “”，b2 + c2 + d2)方法二：选择“工具”“选 项”“视窗”，
在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三：使用自定义格式。 选中E2 : E5区域，选择“格式” “单元格”“数字”，从“分类”列表框中选 择“自定义”，在“格式”框中输入“ G/通用格式；G/通用格式；；”，按“确 定”按钮即可。
52、在 Excel 中用 Average 函数计算单元格的平均值的，值为 0的单元格 也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为 0 的单元格？
方法一：如果单元格中的值为 0，可用上例“0 值不显示的方法”将其内容 置为空，此时空单元格处理成文本，这样就可以直接用 Average 函数计算了。
方法二：巧用Countif函数 例如，下面的公式可计算出 b2:B10区域中非0 单元格的平均值：
53、如何在 Excel 中实现“自动更正”功能？
Word用户都知道，利用 Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输 入．但在 Excel 中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。 其实，使用 VloopuP 函数可以巧妙地解决这一问题。
下面介绍 35 招必学目录：
1、建立分类下拉列表填充项
2、建立“常用文档”新菜单
3、让不同类型数据用不同颜色显示
4、制作“专业符号”工具栏
5、用“视面管理器”保存多个打印页面
7、把数据彻底隐藏起来
8、让中、英文输入法智能化地出现
9、让“自动更正”输入统一的文本
11、表头下面衬张图片
12、用连字符“ &”来合并文本
13、快速打印学生成绩条
15、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
16、为单元格快速画边框
17、控制特定单元格输入文本的长度
18、成组填充多张表格的固定单元格
19、改变文本的大小写
20、提取字符串中的特定字符
21、把基数词转换成序数词
22、用特殊符号补齐位数
24、计算单元格中的总字数
26、给表格做个超级搜索引擎
29、熟悉 Excel 的“从文本到语音”
30、 Excel 中“摄影”功能的妙用
31、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
33、利用公式审核工具查看数据出处
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中， 为了保持名称的一致性， 利用“数 据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个 体企业”等 ）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。
选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企 业”字符后，按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作，将B、C??…列分别命名为“商业企业”、“个体企 业”……
切换到Sheetl中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数 据一有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允 许”右侧的下拉按钮， 选中“序列”选项， 在下面的“来源”方框中， 输入“工 业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列（各元素之间用英文逗号隔开）， 确定退出。
再选中需要输入企业名称的列（如D列）,再打开“数据有效性”对话框，选 中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式： =INDIRECT（C1）,确定退出。
选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类 别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D列单元格（如D4），单击下拉按 钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列， 右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中， 方便随时调用。
在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框（图 1）。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项， 再将“命令”下面的 “新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称 （如
再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选 一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对 它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称
选中“常用文档”菜单中某个菜单项 （ 如“工资表”等 ） ，右击鼠标，在弹 出的快捷菜单中，选“分配超链接一打开”选项，打开“分配超链接”对话框。 通过按“查找范围”右侧的下拉按钮， 定位到相应的工作簿 （如“工资 .xls ”等） 文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时， 只要展开“常用 文档”菜单，单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中， 但并不影响 “插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮 的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于 2000元的工资总额以“红色”显示，大于 等于1500元的工资总额以“蓝色”显示， 低于 1000元的工资总额以“棕色”显 示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格 式”命令，打开“条件格式”对话框。 单击第二个方框右侧的下拉按钮， 选中“大 于或等于”选项， 在后面的方框中输入数值“ 2000” 。单击“格式”按钮， 打开 “单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件 （大于等于 1500，字 体设置为“蓝色” ;小于 1000，字体设置为“棕色” ）。
设置完成后 （图 2），按下“确定”按钮。
看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号， 为了方便输入，我 们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
执行“工具一宏一录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名 如“ fuhaol ” 并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定” 开始录制。
选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮， 然后将需要的特殊符号输入到某 个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。
仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
打开“自定义”对话框（参见图1），在“工具栏”标签中，单击“新建” 按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称 “专业符号”，确定后，即在 工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的 “自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）0
选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项， 打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhaol等），确定退出。
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来
关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符 号”工具栏（图3），向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧
打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中 它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的 行（或列）隐藏起来。
执行“视图一视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添 加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确 定”按钮。
将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视 面。
以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器” （如图4），选中需要打印 的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来， 简 单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就 0K了。
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是 按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办 ？可采用自定义序列来排序。
执行“格式一选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标 签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列 （如“机关，车队,一车 间，二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。
选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，打开“排 序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框 （如图5），按其中的 下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要 求进行了排序。
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式-单元格”命令，打开
“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项， 然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号）。
再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退 出。
执行“工具一保护一保护工作表”命令， 打开“保护工作表”对话框，设 置好密码后，“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel
的透明功能也不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“V”号，
这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复 切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢 ？
选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性”命令，打开“数据 有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮， 选中“打开”选项后，“确定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法 （输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入 法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢 ？那就往下看
执行“工具一自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
在“替换”下面的方框中输入“ pcW'（也可以是其他字符，“ pcW'用小 写），在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确 定”按钮。
以后如果需要输入上述文本时，只要输入“ pcW'字符此时可以不考虑
“ pcW'的大小写 ，然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个 函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
在窗口中，执行“插入一模块”菜单命令，插入一个新的模块一一模块1。
在右边的“代码窗口 ”中输入以下代码：
关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十^一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？
执行“格式一工作表T背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需 要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。
在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉， 同时选中这些单元格（区域）。
按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮， 在随后出现的“调
色板”中，选中“白色”。
经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格
（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了 ）。
提示 衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符“ &”来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中， 不需要利用函数，一个小小的连字 符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。
在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：
再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 D列下面的单元格 中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑-选择性粘贴” 命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按 钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。
将B、C D E列删除，完成合并工作。
提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除 B、C、 D列，公式会出现错误。故须进行第 3步操作，将公式转换为不变的“值”。
十三、快速打印学生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或 VBA 的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一 种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在 Sheetl工作表的A1至G64单元格区域中，其中第 1行为标题，第2行为学科名称。
切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW，
再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1至G1单元格中; 然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2至 G185单元格中。
至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。
调整好行高和列宽后，同时选中 A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩 条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表
中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框 (如果不需要边框，可以不
进行此步及下面的操作)。
同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮， 然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。
按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。
十四、Excel帮你选函数
在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。 Excel的“搜索
函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。
执行“插入一函数”命令，打开“插入函数”对话框 (图6)，在“搜索函 数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将 与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。 再结
合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。
计算包含数子的单元格以及参数別表中的数字的个数
有芸该函数的帮助 确定|
十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个工作表（Sheetl）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、 Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用 Excel的“监视窗口”功能来实现。
执行“视图—工具栏—监视窗口 ”命令，打开“监视窗口” （图7），单击其 中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框 （图8），用鼠标选中需要查 看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。
以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视 点单元格内的数据和相关信息。
十六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表 中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图一工具栏一边框”命令，展开“边框” 工具栏（图9）。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式 （参见图9），然后在需要 添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。
提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然 后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜 色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮， 在随后弹出的调色板中选 中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数， 或者在该输 入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹 出警告，那该多好啊！要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计 算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。 所以，我们可以单击 “数 据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜 单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”， 且“长度” 为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的
出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文 本非法！”和“请输入四位数年份。”字样。
很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时， Excel就会弹 出如图10所示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式” 的数值后方可继续录入。神奇吧？其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还 有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小” 啊，“时 间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel
展示出与众不同的光彩呢。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协 调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需 要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名
“Sheetl”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名 “Sheet3” （如果
我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作 了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么， 我们发现，“工作
组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置 的数据统一改变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再 单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。 这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框（图11），在这里我们选择“格 式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。
文井叩 住團湮）插入① 梢式?）工具① 数君? 窗口世）帮Shoo
冋F埴冗迦 向右埴充迅） 向上埴充（II） 向左塘充?
十九、改变文本的大小写
在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式， 也不是数 据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格 中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别 是：“ =UPPR（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWE源数据格）”， 将文本全部转换成小写；“=PROPE源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小 写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1单元格中输
入小写的“ excel ”，然后在目标单元格中输入“ =UPPER（A1”，回车后得到的 结果将会是“ EXCEL。同样，如果我们在A3单元格中输入“ mr.weiwei ”，然 后我们在目标单元格中输入“ =PROPER（A3），那么我们得到的结果就将是
电］宜件电)編辑喲视图①插入① 窗口妁帮勘⑥
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入， 绝对是一种 省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此， 比如员工名单、籍 贯等信息。
如图12所示，如果我们想快速从 A4单元格中提取称谓的话，最好使用
“=RIGHT源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从 A4单元格最右侧的字
符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用
“=LEFT源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两 端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5单元格中提取
“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入 “=MID(A5,4,2) ”就可以了。
意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第 4和第5两个 字。
二十一、把基数词转换成序数词
将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。 因为它没有一个十分
固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“ th ”后缀，但大凡是以
“ 1”、“ 2”、“ 3”结尾的数字却分别是以“ st ”、“ nd”和“ rd ”结尾的。 而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“ th ”结 尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须 编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“ =A2&
一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“ 11”、“12”、“13”结尾的， 则加上“ th ”后缀;②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“ T结尾使 用“ st ”、以“2”结尾使用 “n d”、以“3”结尾使用“ rd ” ;③如果第1、2
原则都无效，那么就用“ th ”。因此，如图13所示，基数词和序数词的转换实 现得如此轻松和快捷。
過］立件世)漏辑怨〕视團也 插入(1｝格式Q)工具IX) 数据宙口逬)帮肋QD - ff
二十二、用特殊符号补齐位数
和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写 法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“ $”之类的符
号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“ REPT函数。它的基本格 式是“ =REPT(“特殊符号”，填充位数)”。
比如，我们要在图14中A2单元格里的数字结尾处用“ #”号填充至16 位, 就只须将公式改为“ =(A2&REPT( #〃 ,16 - LEN(A2))) ”即可;如果我们要将A3 单元格中的数字从左侧用“ #”号填充至16位，就要改为
“ $ ”符号的话，那就改为：
理］立件旧編辑堪)观图电)插入①榕式? 工具①数据功裔口吧 帮助边 -s X
二十三、创建文本直方图
除了重复输入之外，“REPT函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中 创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复, 按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。
比如我们首先制作一张年度收支平衡表， 然后将“E列”作为直方图中“预
算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根 据表中已有结果“D列”的数值，用“ Wingdings”字体的“ N'字符表现出来。 具体步骤如下：
在E3单元格中写入公式
充柄”，使E列中所有行都能 对应D列中的结果(图15);接着在G3单元格
中写入公式“ =IF(D3>0,REPT(〃 n〃，ROUND(D3*100,0)), 〃〃)”，也拖动填充 柄至G14我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前， 方便直观，简单明了。
⑥文伸⑧褊卷魁無圉①fiAl)裕式艇)工貝⑴数鼎? 葡口血利静啓 ?总箕
O诊日同舫马[1竽站皤唱时八…縊近■囲訂却物團回 ： 能匚了 ?回』辽 舉尋團圏|W < % j箱岀
二十四、计算单元格中的总字数
有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣， 需要计算单元格中的
总字数。要解决这个问题，除了利用到“ substitute函数的虚拟计算外，还要 动用“ TRIM函数来删除空格。比如现在 A1单元格中输入有“ how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：
该式的含义是先用“ substitute函数创建一个新字符串，并且利用 “TRIM函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差, 从而得出“空格”的数量，最后将空格数 +1，就得出单元格中字符的数量了'
二十五、关于欧元的转换
这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装 Excel 2002时选择的是默认方 式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。 不过，我们可以先选择“工具” 菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后 Excel 2002就会自行安装了。
完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用 于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了 （图16）。与Excel的其他函数窗 口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”， 然后再
选择转换前后的不同币种即可。如图 16所示的就是“ 100欧元”分别转换成欧 盟成员国其他货币的比价一览表。 当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可 以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的 样式了。
二十六、给表格做个超级搜索引擎
我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是 Excel是将填入表 格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函 数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。
比如在如图17所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各 科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们 的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就是 C8格中输入任何
一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。 具体
?口 - ft生入学逾■豪
-101 xl 国1文件⑴ Wfi'lJ视帕②捶入⑴搭式如 XAQ）敷据②閒口址）轄勘⑧ -￡x
将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入”之“函数”选项。在如图 18 弹出的窗口中，选择 “VL00KUP函数，点“确定”。在随即弹出的“函数参
数”窗口中我们设置“ Lookup_value ” （指需要在数据表首列中搜索的值）为
“C8'（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）;“Table_array ” （指数据搜索 的范围）为“ A2： B6'（即在所有学生的“语文”成绩中搜
索）;“Col_vindex_num” （指要搜索的数值在表格中的序列号）为“2” （即数值 在第2列）;“Range_lookup” （指是否需要精确匹配）为“ FALSE （表明不是。 如果是，就为“ TURE ）。设定完毕按“确定”。
隔输只一条简短的说明乘描速您想做什么「然后单击 转到?
或选择类别电)：I查找与引用 3
此时回到表格，单击C9单元格，我们看到“ fx ”区域中显示的命令行为
(其参数意义同C9中一样，不再赘述)。
接下来，我们就来检验“ VLOOKUP函数的功效。试着在“ C8'单元格中输 入某个学生名，比如“赵耀”，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格 中就自动显示出该生的入学成绩了。
二十七、Excel工作表大纲的建立
和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时， 难以将关键条目显示在同一屏上的问题。 如果在一张表格上名目繁多，但数据类 型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域 (图19)，然
后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。 并在弹出菜单的“选定汇总项”区域 选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗? 当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“ +”按钮即可。
Q Q 』财隶叮京■撫当m分潮
厂汇总结果显示在裟擔下方(￡》
尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数 据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel
2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区 区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。 比如
要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可 以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。 你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示” 工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。
二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”
这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让 Office软件不仅能写、 能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但 微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比 拟的。
按照Office的默认安装，你可能还不能在 Excel的菜单中找到它，在我们 确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Excel的“工具”菜单中看到 “语音”项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单 击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮， 此时一个带有磁性的声音
就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时， Excel的朗读会
自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样 的处理更加自然。
还有一点需要说明的是，如果你想调整 Excel 2002中语音朗读的速度，可 以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可 （图 22）。
三十、Excel中“摄影”功能的妙用
这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入， 因为它的作用竟然是一一“抓屏” ！而且还不是像“ PrintScreen ”按钮那样 “一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。
要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel “工具”菜单的“自定义”选 项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮， 并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只 须先选择它们（图23），然后按下“摄影”按钮，这时该选定区域就被 “拍”了
下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方 （当然，也可以是另一张表格）， 再次按下“摄影”按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。 当
然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然， Excel是将它作为一
幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片！你可以试着改动原来被我 们“拍摄”下来的表格数据看看一一刷新一下“照片”， 结果“照片”中的数据 竟然也被同步更新了 ！
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
也许我们会奇怪，为什么每次打开 Excel，软件总是打开了一个由3张空白 表格组成的文件组呢？如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手， 就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格 往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制 胜法宝。
比如我们首先制作“ Sheetl”为“一班学生成绩表”，“ Sheet2”为“二班 学生成绩表”，然后来到“ Sheet3”，想进行“一班”和 “二班”各科成绩的
比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择 好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“ ”按
钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图 24所示，这时函数
窗口中就会出现“X班学生成绩表！XX单元格”的字样了。此后，不管我们在 源单元格中进行怎样的修改，在“ Sheet3 ”的目标位置都会适时进行重新计算。
? 立件⑴ 側a|出 忒的② &Aa＞辂式0 工臭⑴ 敌豁@〕前口叩 期肋血 D 3 口占
三十二、“驯服” Excel 2002的剪贴板窗口
Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持 容纳24个项目（而Excel 2000只能容纳12个）。而且，这个剪贴板可以在任何 Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确 实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时， 剪贴板就会
弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方 法非常简单。
笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来， 只须点击剪贴板菜
单底部的“选项”，清除“自动显示 Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不 希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉“在任务栏上 显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上 的选择。只保留“收集而不显示 Office剪贴板”复选框前面的钩即可。
当然，在取消剪贴板自动显示功能之后， 你还可以随时恢复这个功能。比如
我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具” 之“自定义”选项，点击弹出对话框下部的 “键盘”按钮，在弹出对话框的
“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表中选取
“EditOfficeClipboard ” ;将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下 Alt+Shift+C（或者你喜欢的其他组合），“关闭”对话框。现在，我们只要一按 下Alt+Shift+C ，Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
三十三、利用公式审核工具查看数据出处
Excel 2002有一秘密武器一一“公式审核”工具，它可以将任一单元格中 数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。
让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项， 并点击“显示公式审核工具 栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎” 一招中的例子，用鼠标选择 C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数
“ =VLOOKUP(C8,A：C6,3,FALSE)” 得出的。因此，数据来源有 3 个：C8 A2 和C6所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后， Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。当然，如果我们 表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈 释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。
三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标”
我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”， 但当我们滚动鼠标滚 轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢 ？
点击 Excel 2002 “工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡 中选中“用智能鼠标缩放”复选框， 点“确定”后， 我们再来看看现在的鼠标滚 轮都有些怎样的功能：
在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以 15%的比例放大或缩小， 而只有当我们按住 Ctrl 键，再滚动鼠标滚轮时， 工作表 才会像往常一样上下翻页。 另外， 如果我们使用了 Excel 的“分级显示”， 那么 当我们按住 Shift 和滚动鼠标滚轮时， 又可以控制各级条目的显示或隐藏了。 当 然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。
三十五、 Excel 2002 “监视”窗口的应用
如果你创建了一个较大的电子表格， 并且该表格具有链接到其他工作簿的数 据时， Excel 中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松 看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单， 然后单击“显示监视窗口”按 钮。右击我们想跟踪的单元格， 并在快捷菜单中选择“添加监视点”。 这时，“监 视窗口”的列表中就出现了被 Excel 监视的单元格及其公式了。
以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目， 被监视的单元格就会不请自 来了。
提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时， 只有当所有被引用的工
作簿都打开时，才能在“监视窗口”的列表中显示出来。
