Excel电子表格计算公式使用方法25条公式技巧总结
对于Excel表格计算公式的方法实在太多，今天就整理了一个公式大全需要对有需要的朋友有些帮助。
对于Excel表格计算公式的方法实在太多，今天就整理了一个公式大全需要对有需要的朋友有些帮助。
1、两列数据查找相同值对应的位置
定义名称= 散发人性道德光辉 沉淀人类管理智慧
轻松运用EXCEL建立人事信息库
接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。
1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置
我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:
“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。
“MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。
含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期的差值;“TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期;
“DATEDIF(G3,TODAY(),“Y”)”表示今天的日期与G3所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的年龄就会容易的显示出来了。
2、劳动合同期限的自动生成和提前30天定期提醒功能设置
劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。如果
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由于我们的人为原因造成了劳动合同漏签、延期签订等问题可能会给公司以及员工个人带来一定的损失。从一个人入职签订试用期合同开始，再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同，一系列的日期如何能够让系统自动生成，并且形成系统提前30天自动提醒我们的功能呢？这需要对一些信息项进行函数设置。如图(二)所示:
图二 信息项进行函数设置
在这里我们假设试用期为3个月，我们需要在Q3单元格中输入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入职时间月的基础上增加三个月。而DAY(P3)-1是根据劳动合同签订为整年正月而设置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日为一个劳动合同签订期。
我们同样采用上述函数的设置方法。这里我们假设劳动合同期限为1年，则我们需要设置成YEAR(P3)+1，另外这个数值依然以入职日期为计算根据，所以天数上还要设置成DAY(P3)-1的格式。
这里需要注意的是续签合同计算是以前份合同签订到期日期为根据的，所以只在前一份合同到期时间的基础上增加1年即可，无需天数上减1。
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这里用到了DATEDIF函数，表示两个日期差值，但是需要注意的是，我们要表示提前7天提醒，所以，将TODAY()函数写到试用期时间前面即TODAY(),Q3而不能表示成Q3，TODAY()。其中“d”表示两个日期天数差值。我们用IF()函数来表示显示要求，那么这个函数设置的含义为:如果差值为7则显示“试用期快结束了”否则不显示信息，在编辑函数时用“”表示不显示任何信息。
函数设置方法同上，其含义是两个日期相差1个月则显示“该签合同了”否则不显示任何信息。这里没有设置成相差30天提醒是因为考虑到设置成月更利于我们人事工作的操作。同样需要注意的是不要将显示“今天日期”函数与显示“合同到期日期”函数顺序颠倒。其中”m"表示月的含义。
3、采用“记录单”录入信息
通过对一些人事信息项进行函数设置后，我们便可以开始录入信息了。逐行的键入人事信息，会让人很快产生疲劳感，甚至会出现串行或输错信息的工作失误。我们可以采用Excel自带的“记录单”功能来解决这个问题。请点击编辑栏中的“数据”―“记录单”如图(三)我们可以用“Tab键进行项目的换行录入如图(四)。”
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图四 Tab键进行项目的换行录入
4、用“窗口冻结”功能可以进行简单的数据查询
当我们录入完数据后，我们希望能够非常方便的查询信息，但是由于信息库所涉及的项目很多，我们常常会遇到这样的情况:看到左边的信息又看不到右边的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所对应的信息项。这时我们可以采用“窗口冻结”功能。例如我现在想保留各信息项，同时保留每个人的编号、姓名、部门，让其他信息可以根据需要进行查找，这时我们可以点击D3单元格，然后点击编辑菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗口”，就可以出现如图(五)情况:
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这样我们会非常容易查到某人相关信息，但是值得注意的是设置窗口冻结的规律:如果你想冻结第2行请将光标放到第3行单元格处，进行冻结窗口设置。如果你想冻结C列，请将光标放到D列单元格处，进行冻结窗口设置。如果你即想冻结第2行又想冻结C列，请将光标放到他们的交叉单元格D3上进行设置。如果想取消冻结功能可以点击“窗口”菜单选择取“消冻结窗口”功能。
5、“自动筛选”功能可以进行简单的数据统计
有时我们想非常快速的得到一些数据，比如本公司在职人员中，本科生学历的男生有多少人?这时我们可以采用自动筛选功能。请选择“人员类别”单元格，点击编辑菜单栏上的“数据”选择“筛选”，点击“自动筛选”。在每个信息项单元格右下角都会出现选择按钮。我们分别在人员类别处选择在职(图(六))，在学历处选择本科(图(七))，在性别处选择男(图(八))，最后用鼠标将显示的性别全部选上，这时注意图(九)中用红笔圈住的地方就是我们所需要的数据了。
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6、用“数据透视表”功能快速汇总各项数据
以上功能的设置多用于日常人事工作中，但到年底我们需要对这一年的人事情况进行大量的信息总结，比如人员的离职情况，入职情况，各类数据构成比例等。这项工作更是一项非常繁重的工作。我们可以利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。
请点击编辑菜单栏中“数据”选项，选择“数据透视表和数据透视图”选项，如图(十)
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图十 选择“数据透视表和数据透视图”选项
选择“数据透视表”接下来点击“下一步”即可，我们需要确定建立数据透视表的数据源区域，一般系统会自动将整个信息库区域设置成我们要选择的区域。在出现“数据透视表和数据透视图向导-3”第3步时我们选择“现有工作表”，将工作表区域选择在新的sheet中A3单元格”
如图(十一)。点击“完成”后，便会出现(图(十二))结果。这里解释一下我们为什么要选择A3单元格，这主要是因为显示区上面有两行用来放置页字段。
图十一 将工作表区域选择在新的sheet中A3单元格
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图十二 蓝圈圈住的地方
例如我们现在想统计各部门2003年入职人员情况。我们便可以将相关项目用鼠标托至指定位置，如图(十二)红色箭头显示。通过对信息项目的拖拽，系统会自动出现相关信息的统计数据。如果我们还想出现统计数据的图示，这时我们可以点击数据透视表编辑菜单栏上的图例图标，如图(十二)蓝圈圈住的地方。这时会出现chart1，如图(十三)所示。如果我们想改变图例显示类型可以点击图表向导进行自由选择。
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通过这个功能我们可以很容易的统计出各种人事资料，比如学历构成，性别比例等。同时您还可以根据自己的需要来设置布局。当出现“数据透视表和数据透视图向导”第3步时，我们可以点击“布局”按钮，接下来会出现“数据透视表和数据透视图向导-布局”在这里我们可以通过对话框中右侧的数据按钮添加或删除我们需要的数据项。如图(十四)
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以上讲述的是一些常用功能的设置，您还可以举一反三，加入一些好用的小功能
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如果我们在用ExcelXP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，来快速输入信息就成为各个ExcelXP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。
1、快速输入大量含小数点的数字
如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在ExcelXP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？
2、快速录入文本文件中的内容
现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成ExcelXP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在ExcelXP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。
3、快速输入大量相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用ExcelXP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要ExcelXP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用ExcelXP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift“键或“Ctrl”键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。问：在Excel中如何给单元格重新命名？答：Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。
问：如何去掉默认的表格线(网线)？答：单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效(将左边的“×”去掉)。
问：怎样才能给工作表命名？答：双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称即可。
问：我在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。请问怎样才能够实现？答：用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：=if(b3
问：怎样跨表操作数据？答：设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的三张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容。则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式：=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
问：我的工作表中有一些重要数据或计算公式不希望被别人修改或删除，想仅仅对这一区域加密保护，不知道有什么方法？答：方法如下：1.加密：选择“格式单元格保护”，选定“锁定”项，“确定”后返回。然后选择“工具保护保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。此时再想修改选定区域中的单元格，将提示该单元格已被保护的信息。2.解密：依次选择“工具保护撤消工作表保护”，输入保护口令后，“确认”退出即可。
问：请问如何连续打开多个工作簿？答：可按如下步骤进行：选取菜单“文件打开文件”，按住Ctrl键后用鼠标选定你欲打开的文件，选“确定”退出，此时你选中的文件将同时被打开。问：我同时打开多个工作簿时，它们一般都会叠在一起，如何才能够方便地激活工作簿？答：可以用快捷键Ctrl＋F6嘛，它可以依此激活各工作簿。
问：怎样同时操作多个工作簿？答：同时打开多个工作簿时，可对窗口进行重排以达到同时操作多个工作簿的目的，方法如下：选取菜单“窗口重排窗口”，可根据自己的爱好分别选取“层叠”、“水平并排”或“垂直并排”方式，以后用户只需单击工作簿上方的蓝条即可激活相应的工作簿。
问：我想Excel一启动即装入自己的工作簿，不知有何高招？
答：可按下述方法进行：方法一：将自己的工作簿拷入Excel的启动目录excel5xlstart中；方法二：用户自定义启动目录，具体操作是：选取“工具选项常规”，在“替补启动目录”中输入自己的工作目录(c:my－toolmywork)，“确定”即可。
问：我在用Excel时它没有正确计算出结果而显示了一个错误信息####，请问这是怎么回事？答：这可能是你输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，在单元格中显示不下了，可以通过调整列标之间的边界来修改列的宽度来解决。还有可能就是你对日期和时间做减法时格式不正确：Excel中的日期和时间必须为正值。如果日期或时间产生了负值，将在整个单元格中显示＃＃＃＃。如果仍要显示这个数值，请单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。
问：在Excel中快速输入大写中文数字有何简便方法？答：好办，步骤为：1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。3.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。6.单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”效果不错吧!问：当我在某个单元格中输入计算公式后，Excel只会显示数据方式，我想查看原始的计算公式，那怎样在公式和结果之间进行切换呢？答：若想查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl－`”键（后撇号，键盘上浪线符～的小写方式），Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法：1.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。2.单击“视图”选项卡。3.复选“窗口选项”栏中的“公式”选项。4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。问：在Excel中怎样才能够自动为表格添加序号？答：举个例来说吧：要实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：1.在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。2.用鼠标将A1:B1单元格定义为块。3.为它们设置适当的字体、字号及对齐方式（如居中、右对齐）等内容。4.将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。5.放开鼠标，则A1－J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号或序号，操作也十分方便。
问：我在Excel中输入数据时，数据与单元格的宽度经常不匹配，可以让数据与单元格自动相匹配吗？答：Excel具备有“缩小字体填充”功能，它可自动让单元格内的数据与单元格的宽度相匹配，我们只需利用这一功能即可实现由系统自动调节单元格内的字号大小、并实现与单元格的宽度相适应的目的，十分方便。具体使用步骤为：1.将希望具备有该功能的单元格定义为块。2.执行Excel“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格”对话框。3.在“单元格”对话框中选择“对齐”选项卡。4.复选“文本控制”框中的“缩字体填充”选项。5.单击“确定”按钮。这样，被选定单元格即具备了自动调节字号大小的能力，当这些单元格内的数据较多、采用原有字号无法完整地进行显示时，Excel就会自动缩小它们的字号，使它们能恰好在该单元格内显示下为止。这样就实现了既可显示所有数据，又可充分利用单元格已有宽度的目的，达到了两全其美，效果非常好。
问：小二，现在有一个问题要请教你：在Word编辑文档时，怎样才能把Windows98的一些窗口画面，Word2000、Excel2000等应用软件的工具栏以及它的下拉菜单等编辑到文档中？ 答：如果要把整个屏幕画面截取下来你可以简单地使用屏幕画面抓取键PrintScreen，然后打开一个图像处理软件，比如“画图”工具，进行粘贴，然后存盘即可。
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。
（2）序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。图１
（5）多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。
（6）不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。
（7）在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。图２
（8）利用Ctrl＋*选取文本
如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。（9）快速清除单元格的内容
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&“，”&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（“本次河流生态调查结果：”，B2，“"，B3，”为“，B7，”条/公里。“）”
计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A2
例如，如果输入： =if（A2
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5）。图５
要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：[>；0]正数格式；[
下面给出一个例子：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入““正数:”($#,##0.00);“负数:”($
#,##0.00);“零”;“文本:”@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“this is a book”，就会在单元格中显示“文本：this is a
book”。如果改变自定义格式的内容，“[红色]“正数:”($#,##0.00);[蓝色]“负数:”($ #,##0.00);[黄色]“零”;“文本:”@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色（如图6）。图６
再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式： “[蓝色][>50000] $#,##0.00_);[红色][999999]#,##0，_m“吨”“;[>999]##,_k_m”千克“;#_k”克“”
可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。你一定会问，是不是很难学呀？其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下：
在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1格输入”X=“，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成”＋“后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成”＋“时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。图７
绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。图８
需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。图10
7、矩阵计算 Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。更简单的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM——计算一个矩阵的行列式； MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT——计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。图11
数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。图12
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。图13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
10、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：＃DIV/0!
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：＃VALUE!
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。
４）错误值：＃REF!
含义：删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：＃NAME?
含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。
注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：＃NUM!含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８）错误值：＃NULL！含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。
解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
由于宏病毒的影响和对编程的畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候可以找宏来帮忙。其实你尽管放心大胆地去用，如果只是用“录制宏”的方法，根本就没有什么难的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。
下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就可以帮你完成任务，而不需要编程。如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有一定的VBA知识了。
* 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
* 将单元格设置成一种有自己风格的形式；
* 每次打印都固定的页面设置；
* 频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等； * 创建格式化表格；
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要格外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0).range(”A1").select
宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。
Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都具有多种组合和变换。在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。图表的选择主要同数据的形式有关，其次才考虑感觉效果和美观性。下面给出了一些常见的规则。
面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣时，他们特别有用。面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。条形图：由一系列水平条组成。使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。比如：它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时可以互换使用。
柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。例如：不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数目等。条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开始的。
折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增长趋势的，另一段时间内处于下降趋势，我们可以通过折线图，对将来作出预测。例如：速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输距离曲线等，都可以利用折线图来表示，一般在工程上应用较多，若是其中一个数据有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运动员在万米过程中的速度变化，就有五条折线，可以互相对比，也可以对添加趋势线对速度进行预测。
股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最低价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线形成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价格、货币兑换率和温度、压力测量等，当然对股价进行描述是最拿手的了。
饼形图：在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。整个饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。比如：表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼形图虽然只能表达一个数据列的情况，但因为表达得清楚明了，又易学好用，所以在实际工作中用得比较多。如果想多个系列的数据时，可以用环形图。
雷达图：显示数据如何按中心点或其他数据变动。每个类别的坐标值从中心点辐射。来源于同一序列的数据同线条相连。你可以采用雷达图来绘制几个内部关联的序列，很容易地做出可视的对比。比如：你有三台具有五个相同部件的机器，在雷达图上就可以绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。
XY散点图：展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标记。当大量的这种数对被绘制后，出现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快速准确地绘制出曲线，所以在教学、科学计算中会经常用到。
还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的，没有突出的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。这里要说明的是：以上只是图表的一般应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表现，那时就要根据具体情况加以选择。对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。
在EXCE中L允许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种EXCEL不允许的组合图表类型，比如不可能将一个二维图同一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，系统就会显示错误信息。怎么建立混合图表呢？单击“图表向导”按钮，选择“自定义类型”选项卡，这里还躲着二十种图表类型（如图14），也有各种组合形式。如果你对这些内部定义的形式还不满意，就单击“自定义”选项钮，按照向导自己定义全新的图表类型。
