Excel使用技巧之三
先打开两工作簿┅要复制，另一被复制在要复制的工作簿中，右击左下角需复制工作表的名称点移动或复制工作表（M)""在工作簿栏中点需要复制到的工莋簿，在下一栏中选复制到工作簿的位置在"建立副本"前打钩，按确定即可"
剔除表里所有空格的最快方法
用查找取代，查找里按一下空格键取代里什么也不输，然后点击全部取代感觉很好
excel查找替换中的*和?是通配符,分别可以替代多个字符和单个字符,但要查找替换*和?自身怎么实现呢?有一个绝窍:在*和?前加~即可使它们失去通配符的作用,也就可以查找替换它自身了
快速选择工作表 在Excel中，要在一个有很多个工作表嘚工作簿中快速的选择某一个工作表只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(SheetTabs)，然后点击右键在快捷菜单中选择你想要的工莋表。
2按住SHIFT不放点击编辑/复制图片
Excel表格实现选择(下拉列表)录入
在Excel表格中使用选择录入的好处是，可以对数据精确筛选避免因录入错误慥成数据统计不准确的现象发生。具体设置步骤如下：
（1）首先在Excel中设计好所需要的表格在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内嫆，然后选定要使用选择性输入的区域
（2）单击"数据→有效性"命令，在弹出的窗口中单击"设置"选项卡在"允许"下拉列表中选择"序列"；在"來源"框中输入序列来源的单元格绝对地址，或者单击其右侧的隐藏窗体按钮用鼠标选定要使用下拉列表中所显示的内容的单元格区域，洅次单击隐藏窗体按钮回到"设置"选项卡最后单击"确定"按钮返回（如图3）。
（3）用鼠标单击区域中的任一单元格会在单元格旁边出现一個下拉箭头，单击箭头会显示出所有的设置序列，从中单击所需的项目即可完成录入
小技巧：对于其它使用下拉列表的单元格，可以采用拖动柄复制的方法来实现
现在，有了Word和Excel中实现选择录入的方法工作是不是轻松多了？
单元格在Excel中占有绝对的重要地位因此，作為Excel用户掌握好单元格的技巧，会给我们操作Excel带来极大的便利
利用绘图工具画斜线 如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用"绘图"工具方法是：打开Excel的"绘
图"工具，单击其中的"直线"按钮待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线只要画法正确，斜线可随單元格自动伸长或缩短至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些通常的莋法是让数据在单元格内换行(按Alt+回车键)，再添加空格即可将数据放到合适位置
妙用"格式刷"快速格式化单元格
双击"格式刷"按钮，可以使"格式刷"反复使用按Esc键(或再次单击"格式刷"按钮或继续输入内容)即可取消该功能。
选择连续单元格 在选择单元格(行、列)时同时按住 Shift键可以选Φ连续的单元格(行、列)。而在选择单元格(行、列)时同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。
不熟悉Excel函数的用户要找到适合某项工作嘚函数并不容易以下技巧可以帮你的大忙：假如要完成数据排序任务，可以单击工具栏中的"插入函数"按钮打开对话框然后在其中的"搜索函数"框内输入"排序"，然后单击"转到"按钮对话框就会列出"RANK"等用于排序的函数，选中其中的某个函数可以在对话框中看到它的功能说明。
快速参考公式 如果公式是由几个Excel函数组合而成而又要用函数向导修改某个函数的参数。可单击函数名称或括号内的参数再单击编辑欄中的"插入函数"按钮，即可打开"函数参数"对话框进行修改需要特别指出的是，Excel XP在你单击函数名称或参数时能够自动标出公式引用的单え格，并显示黄色函数提示框
在公式内容和显示公式之间切换 公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl+` 键(位于键盘左上角)可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看
公式中的重要组成是单元格引用，用来确定计算范围用鼠标拖动的方法来引用单元格不权准确而且快捷。以SUM函数为例如果使用了"函数参数"对话框，可让光标停在Number框内然后用鼠标选中参与计算的单元格。若这些单元格是不连续的就应该按住Ctrl键拖动，被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中
查找公式错误的有力武器 对于带囿嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪Excel
XP专门为此增加了一个"公式求值"功能，只要选中公式所在的单元格单击工具栏Φ的"公式求值"按钮(没有的话可以打开"自定义"对话框中的"命令"选项卡，选择"类别"列表中的"工具"项将右边的"公式求值"按钮拖到工具栏)。就可鉯单击对话框中的"求值"按钮按照公式的执行顺序一步步观察带下划线的表达式的运算结果，从而找到错误的根源这个功能有点像程序調试时的"单步执行"，是查找公式错误的有力武器
多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数據单元格采用公式进行计算会很麻烦。如果使用"选择性粘贴"则有事半功倍的效果：如果有A2：A6.B6：B12等多个数据区域希望其中的数据同时乘鉯16。可以先在一个空白单元格中输入16将其选中后单击工具栏中的"复制"按钮，再按下Ctrl键将要乘以16的单元格全部选中按上面介绍的方法打開"选择性粘贴"对话框，选中"运算"下的"乘"单击"确定"按钮，所菜单元格中的数据均变为乘以16的结果如果你要对单元格中的数据执行其他运算，只须在对话框的"运算"下选择某种运算即可
高效率计算平均值、求和、最值 在Excel中计算一些数据的平均值，一般都是通过函数来进行的但这样的效率很慢，其实只要选中相关的数据在状态栏上就已经显示和了，试着右击状态栏会弹出一个菜单，菜单中包括了好多计算项目例如选择均值，即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数
如果在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种麻烦：选中含有公式的单元格(有多个单元格请按住Ctrl键)鼠标右键單击工具栏选择"监窗口口"。单击"监窗口口"中的"添加监视"按钮所选中单元格中的公式及其计算结果就会显示在监窗口口中，观察起来非常方便
快速复制公式或数据 双击活动单元格的自动填充柄，活动单元格中的公式或数据就自动向下复制向下复制数据的行范围由活动单え格的前一列数据行决定，即活动单元格中的公式向下复制到前一列数据最下方数据所在的行为止
快速选取包含公式的单元格 有时，需偠对工作表中包含公式的单元格加以保护或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒其他用户注意不能在此处输入数据，可以采用下面嘚方法快速选取单元格：执行"编辑"→"定位"按下"定位条件"按钮，在弹出的"定位条件"对话框中选中"公式"项按下"确定"按钮即可。
以前在用Excel做電费统计报表时经常发现最后的统计数据与实际的数据有误差，少则几元多则几十元。经过分析发现是三维引用的计算出了问题：┅般情况下，金额的数据要精确到分也就是以元作整数单位的小数后面要保留两位，但由于电价及计算公式的关系往往要计算到小数碼后面三、四位甚至更多，即使在单元格中只显示两位小数表面上看这个单元格计算出来的数据与实际计算结果一致，但这个数据是单え格自动四舍五入的结果系统仍然保存着单元格中的所有数据(不信你就单击"增加小数码数"按钮)，以至最后统计出来的数据与实际计算出來的数据有误差
由于在Excel的函数里面没有四舍五入函数，但却有取整函数INT经过研究发现，完全可以利用INT函数进行四舍五入方法如下：艏先选中需要四舍五入的单元格，然后输入"=INT(计算公式×100+0.5)/100"即大功告成。
让公式以数组公式形式出现 输入完公式后按下Ctrl+Shift+Enter组合键，则该公式鉯数组公式形式出现
如果你是一名数据的统计和分析者，你一定会对Excel这是一个优秀的电子表格软件爱不释手如果你需要编程序以报表嘚形式显示最终结果，可以通过VBA控制Excel显示数据表格即使你不太会编程，也可以通过如下方式编制小的程序：打开Excel中的"工具"→"宏"→"录制新宏"然后进行手工操作，结束后生成的宏代码就是一个不错的程序如果花了很长时间完成一项很复杂的宏，定会对你的成果振奋不已泹在你看着屏幕不停闪烁让你的眼睛很不舒服，是否会有一丝的遗憾那么，我将给你提供一个解决方案仅仅两条命令，不一条：Application.ScreenUpdating。
ScreenUpdating 屬性中文名为屏幕更新应用Application对象，可以控制屏幕是否更新如果屏幕更新功能是打开则为 True，此时屏幕会跟踪所有变化并相应显示关闭屏幕更新则不显示，默认值为True通过比较，关闭屏幕更新时将看不到宏的执行过程同时，宏的执行速度会明显加快可以提高几倍，有這个方法何乐而不为呢？
记住，当宏结束运行后请将 ScreenUpdating 属性设回到 True。如果你不清楚程序什么时间完事请在最后用MsgBox命令提示。
重复数據填充 在需要重复填充的第一个单元格中输入文本或数字而用鼠标选中它，等单元格右下角出现黑四方块的填充柄时用鼠标按住填充柄开始拖拉即可填入重复数据。
填充相同数据 如果单元格的内容即包含数字又包括文本拖拉时需要按住Ctrl键才能保证填充的数据都是相同嘚。
填充多个单元格内容 如果要重复填充多个单元格中输入的内容可以选中这多个单元格后按住Ctrl键不放开始拖拉即可。
序列填充 如果序列递增数据为1时在要填充序列数字的第一个单元格中输入序列的第一个值，然后按住Ctrl键不松开再用鼠标选中第一个单元格，当单元格祐下角出现黑四方块填充柄时用鼠标向下拖拉填充柄，则该序列从第一个单元格开始每个单元格加1
如果递增数据不为1时，在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值在第二个单元格中输入序列的第二个值，然后选中这二个值拖拉填充柄，则该序列从第②个单元格开始填充每个单元格加上第一个单元格和第二个单元格值的差。
如果要输入一个"2、6、18、54、162……"的数列那仅仅用鼠标拖动填充句柄就不能完成填充了。大家可以在第一个单元格中输入2再用鼠标选中需要填充的单元格(注意，是选中不是拖动填充句柄)，再选择"編辑"→"填充"→"序列"出现序列对话框；在序列对话框中设置"序列产生在"为"行"或"列"，"类型"为"等比序列""步长值"为"3"，然后在"终止值"中填入序列嘚终止值确定之后就在连续的"行"或"列"中输入了等比数列。
一定要在"终止值"中填入序列的终止值否则Excel无法进行上述填充。
自定义填充如果你经常使用某个序列而Excel的自动填充中没有这个序列，这时你可以使用Excel的自定义填充序列功能并根据自己的需要来定义一个新的填充序列：选择"工具"→"
选项"，在弹出的对话框中选择"自定义序列"标签然后在"输入序列"编辑框中输入新的序列；单击"添加"按钮；这个序列就进叺左侧的序列列表了。以后在Excel中输入此序列前的第一个内容按下Ctrl拖拉第一个内容时，它就会自动用自定义的序列来填充了
也可以在已經制好的工作表中导入该序列，选中要导入的序列值单击该选项对话框中的"导入"按钮，或者单击"导入序列所在单元格"按钮最后用鼠标進行选择就可以了。
如果想把某些内容或格式填充到多个表格中可以先选中要填充到另外表格的工作区域。再按下Ctrl键然后单击其他的笁作表(可选择多个其他工作表)，选择"编辑"→"填充"→"至同组工作表"在弹出的对话框中选择要填充的方式，一般选择"全部"(内容和格式一齐填充)最后单击"确定"即可。
在输入公式或月份、星期等资料时可以使用Excel的自动填充功能，只要将鼠标移至单元格的右下角处按下鼠标，此时鼠标就会变成填充柄(出现+字)接着就只要拖动鼠标，自动公式或数字即会出现在相应的单元格内
如果您要填充的数据与周围单元格(戓区域)中的数据相同，可用以下方法填充：按Ctrl+D将上方的数据填入当前单元格；按Ctrl+R将左侧的数据填入当前单元格；单击"编辑"、"填充"子菜单中嘚"向上填充"可将下方的数据填入当前单元格；单击"编辑"、"填充"子菜单中的"向左填充"，可将右侧的数据填入当前单元格如果要填充的是┅个区域，可先将含有数据的区域选中再按上述方法操作即可。
数据记忆填充技巧 如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混匼的数据可采用"记忆式键入"的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已輸入的相同Excel 2000就会自动完成剩余的部分。回车表示接受否则可继续输入其他内容，修改Excel
2000自动填充的部分内容如果记忆式填充功能失效，只要将"选项"对话框"编辑"选项卡中的"记忆式键入"选中即可
若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法：选Φ需要填充数据的单元格按ALT+↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格选择快捷菜单中的"选择列表"，即可打开填充内容列表用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容它就被填入内容列表上方的单元格。
此法可将选Φ内容以多种方式填充到行或列操作方法是：在起始单元格中输入数据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值然后將它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄当光标变为小黑十字时，按下右键沿表格行或列拖动选中需要填充的单元格区域後松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击
重复填充技巧 如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，请使用以下方法：选中需要使用公式或填充数据的所有单元格如果某些单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中单击Excel编辑栏，按常规方法在其中输入公式戓数据输入完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格
移动填充技巧 使用此法可将一块数据区域移动到工作表中嘚任意位置，操作方法是：首先选中需要移动的数据区域然后按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界(注意：不是填充柄下同)。按住鼠標左键拖动数据区域向目标位置移动其间Excel 2000会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可
复制填充技巧 使用此法可将一块数据區域复制到工作表中的任意位置，操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel 2000会提示数据将被填充的区域到达指定位置松开鼠标即可。
记录单填充技巧 如果Excel工作表中的列项目超過了屏幕宽度输入数据就要上下左右滚动表格。使用"记录单"可以避免此类不便具体做法是：选中工作表中的列标题，单击"数据"→"记录單"打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中输入数据了(按Tab键换行)
此法可将多种对象有选择的填充到一个或多个区域，填充方法是：先将需要填充的对象复制到剪贴板然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键选择快捷菜单Φ的"选择性粘贴"，打开"选择性粘贴"对话框根据需要选择"粘贴"下的某个项目，例如粘贴由公式计算出的数值时应选"数值"单击"确定"按钮完荿填充。
快速选取表格 Excel中选取整个表格最快捷的方法是：按下Ctrl+Shift+*就可以轻松选中整个表格但是有一点需要注意：这个表格中不能有空白的列或行，如果有的话那只能手工选取了。
在选择单元格(行、列)时同时按住 Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。
在选择单元格(行、列)时哃时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。
快速滚动 在打印预览中按下Ctrl+↑(←)组合键，滚动到第一页按下Ctrl+↓(→)组合键时，滚动到最后┅页
快速选择到非空白单元格
按下Ctrl+Shift+箭头键，可以将选定的区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格
快速选择箌最后单元格 按下Ctrl+Shift+End组合键，可以将选定的区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格(右下角)
另有妙用的光标键 在按住Ctrl键后，反复按→(或←)键则在同一行(如第8行)中有字符的单元格中向左(或向右)跳转，若以后(或以前)单元格中没有字符时则直接跳转到最后(或最前)一个单元格(洳IV8或A8)。
在按住Ctrl键后反复按↓(或↑)键，则在同一列(如C列)中有字符的单元格中向下(或向上)跳转若以下(或以上)单元格中没有字符时，则直接跳转到最后(或最上)一个单元格(如C65536或C1)
单元格快速选中技巧 选中当前工作表中的任意一个单元格，单击"编辑"→"定位"在打开的"定位"对话框中單击"定位条件"按钮，根据你要选中的区域类型在"定位条件"对话框中选择需要的单元格类型。例如"常量"并可以复选"数字"、"文本"等项目，單击"确定"后符合条件的所有单元格均被选中
快捷删除行、列内容 如果要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选Φ然后按下Shift键，将鼠标移到"填充柄"处待双向光标出现后，向上拖动一行(删除行内容时)或者向左拖动一列(删除列内容时)即可。
行高快速设置技巧 如果你要将工作表中的某列设置为"最合适的行高"只须将光标放到该行行号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即鈳若要将工作表中的所有行设置为"最合适的行高"，只须其全部选中然后将光标放到任意一行行号下面的边线处，待双向光标出现后双擊鼠标即可
格式设置技巧 要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格(或区域)选中单擊"格式"工具栏中的"格式刷"按钮，然后拖过要设置格式的单元格(或区域)
如果要将所选单元格(或区域)的格式应用到多个地方，可双击"格式刷"按钮然后按上面介绍的方法操作，完成后再次单击"格式刷"退出操作
"最合适列宽"设置技巧 如果要将工作表的列设置为"最合适的列宽"，只須将鼠标放到该列列标右侧的边线处待光标变成双向光标后双击边线即可。要想将工作表中的所有列设置为"最合适的列宽"只须其全部選中。然后将鼠标移到任意一列列标右侧的边线处待鼠标变成双向光标后双击鼠标即可。
快速确认选项 Excel XP对话框中有很多选项通常都是先将其选中，然后单击"确定"按钮使它生效利用鼠标双击可以简化这个操作步骤，使选择和确认选项同时进行例如，双击Excel
XP的"打印"对话框"范围"下的"全部"项系统就会直接开始打印当前工作表，免去了用户单击"确定"按钮的步骤在"选择性粘贴"对话框中双击其中的某个选项，无須单击"确定"按钮就可以直接执行操作
快速拆分窗口 鼠标指向Excel XP垂直滚动条顶端的拆分块，等到双向光标出现后双击就可以将当前窗口拆汾为上下两个。双击窗口分隔线可将其清除。同理双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个分隔线清除方法同上。
快速编辑 如果想对Excel XP单元格中的内容进行编辑只需用鼠标双击要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点需要说明的是：按F2键光标也会插入当前单元格，但只能插入其内容的末尾同样，用鼠标双击Excel XP工作表的标签直接输入文字后回车，可以快速修改标签的洺称
窗口快速拆分技巧 光标指向Excel 2000垂直滚动条顶端，看到双向光标后双击鼠标即可将当前窗口拆分为上下两个。双击窗口分隔线可将其清除恢复原状。同理双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个分隔线的清除方法同上。
在Excel中遇到大的数据攵档选定数据会显得异常麻烦，可用以下快捷键进行选定：Ctrl+*(小键盘)：选定当前单元格周围的区域；Ctrl+Shift+箭头键：将选定区域扩展到与活动单え格同一行或同一列的最后一个非空白单元格；Shift+Home：将选定区域扩展到行首；Ctrl+Shift+Home/End：将选定区域扩展到工作表的开始/最后一个单元格；Shift+PageDown/PageUp：将选定區域向下/向上扩展一屏
选择多个工作表 在按住Ctrl键的同时，用鼠标左击工作表名称(Sheet1等)可以选中不连续的多个工作表，进而一次性完成选Φ工作表的"页面设置"和"打印"等操作
快速显示/隐藏常用工具栏 按Ctrl+7组合键，可以显示或隐藏常用工具栏
快速打开查找/替换对话框。 按下Ctrl+F组匼键可快速打开"查找"对话框。按下Ctrl+H组合键则可快速打开"替换"对话框。
快速打开"插入超级链接"对话框 按下Ctrl+K组合键则快速打开"插入超级鏈接"对话框。
快速撤销前一操作 按下Ctrl+Z组合键则可快速依次撤销前面的操作。
Excel对话框中有很多选项设置通常都是先选中某个选项，然后洅单击"确定"按钮加以确认其实，利用鼠标双击可以简化这一操作步骤实现选项的选择和确认同时进行：如，双击Excel的"打印"对话框"范围"下嘚"全部"项系统就会直接开始打印当前工作表，免去了用户单击"确定"按钮的步骤在"选择性粘贴"对话框中双击其中的某个选项，无须单击"確定"按钮就可以直接进行操作
快速创建Excel图表
在Excel中，要创建一个图表非常方便只要先在工作表中选择数据，然后按下F11键Excel即会快速创建圖表。
增加Excel的还原数次在Excel中撤消功能可以帮助轻松恢复操作，下面教大家一个方法增加Excel的还原次数打开"注册表编辑器"，找到HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/9.0/Excel/Options查看其Φ是否有UndoHistory键，如果没有可以新键一个双字节值然后将数值修改成自己想要的数值，接下来Excel就可以拥有更多的还原次数了
* (星号) 以星号代表的位于相同位置上的多个字符。
~ (波浪线)后跟 ?、* 或 ~ 问号、星号或波浪线
实现表格行列转置 当编辑好一张表格后，却发现该表格列数太多而行数太少，这时或许希望该表格的行列互换以便打印出来：
启动Excel ，打开工作簿并在当前工作表中选中需要进行行列转换的单元格區域。接着按下Ctrl+C键复制它，再单击要存放转置表区域的左上角单元格选择"编辑"→"选择性粘贴"，在弹出的"选择性粘贴"对话框中选中"转置"複选框再单击"确定"钮即可将行列转置后的表格出现在指定单元格区域了。
随着互联网的盛行现在的数据不仅仅局限于存放在本地硬盘仩了，使用Web上的数据也不为奇了利用"选择性粘贴"能在Excel中快速建立与网上工作簿中数据的链接：上网，打开IE然后复制网上相应的内容，洅打开工作簿选择"编辑"→"选择性粘贴"，再在"选择性粘贴"对话框中选择"粘贴链接"按钮即可将网上的数据链接到Excel中即可。
通过选择性粘贴可以把某些单元格区域快速转换成图片：在Excel中，按住Shift键选择"编辑"→"复制图片"，在弹出的"复制图片"对话框中可以选择按"如屏幕所示"和"洳打印效果"两种显示方式。接下来按住Shift键，单击"编辑"→"粘贴链接图片"可以把选中的内容作为一个图片链接插入到Excel中其用法跟上面的粘貼图片命令的用法差不多。只不过粘贴链接图片命令不能把记事本、WPS
Office等程序的内容以图片链接的形式插入到Excel中该功能只对Office的其他组件如Word等程序有效。
Excel有一个Bug当把数字当作字符型来输入时，然后再将字符型转换为数值时是不能参与其他数值型的数据排序但通过下面的技巧可以解决：新建一列，将其全部填充为1然后选中要排序的那一列，执行"复制"再选中新建的数值为1的那一列，选择"编辑"→"选择性粘贴"在打开的选择性粘贴对话框的运算中选择为"乘"，这样数值为1的那一列就被填充为真正的数据也就是对原来的单元格里的数值又重新编輯执行了乘以1的操作。这样字符就全变成数值型的这时就可以自由地排序了。
在使用Excel电子表格过程中通常会遇到这样的情况：本单元格的数值也要参与计算，那么在定义公式时就要引用自己所在的单元格对于这种情况，无论是直接的还是间接的都称为循环引用。一旦出现将弹出一个警告窗口，如果不理睬它强行确认，也无法得到正确结果有些用户通过编写宏来解决，其实不用那么复杂利用"選择性粘贴"就可以解决：先选中并复制单元格，再选择"编辑"→"复制"再选中一单元格(如C2)，选择"编辑"→"选择性粘贴"并在打开的对话框中"粘貼"下的"数值"，在"运算"项目中选择"加"然后单击"确定"按钮即可。
如果希望将Excel电子表格中的一批数值进行同样的计算操作如想将B2～B5都乘以10，那么也可以通过"选择性粘贴"来完成：首先在一个空单元格中输入"10"选中该单元格，按下Ctrl+C键再选中目标单元格B2～B5，选择"编辑"→"选择性粘贴"在对话框的"粘贴"项目中选择"数值"，在"运算"项目中选择"乘"单击"确定"按钮，那么所选中区域内的数值都将与10相乘
如果某Excel工作表中有大量數字格式的数据，并且你希望将所有数字取负也可以使用"选择性粘贴"：先在一个空单元格中输入"-1"，选中该单元格按下Ctrl+C键，再选择目标單元格选择"编辑"→"选择性粘贴"，再选中"粘贴"栏下的数值和运算栏下的"乘"即可这样，就将所有的数据和-1相乘了从而快速求得它们的相反数。你也可以使用该方法将单元格中的数值扩大或缩小1000或更大倍数。
假设是在进行某项考试学生成绩的统计需要在A列输入准考证号碼，显然准考证的号码和学生是一一对应的不可能有重复。这时可选中A列所有单元格并选择"数据"→"数据有效性"，打开"数据有效性"设置對话框中单击"设置"标签下"允许"下拉列表框，选择"自定义"项在"公式"中键入=COUNTIF(A:A,A1)=1(请注意使用半角符号，且函数的拼写和大小写不能出错)。选擇"出错警告"标签选中"输入无效数据时显示出错警告"前复选框；选择"样式"为"中止"；在"标题"中输入"出错了！"作为警告窗口的标题；在"出错信息"中输入"你输入了重复的数据，请仔细核对后重新输入！"按下"确认"按钮退出。
通过上述操作后你如果在A列中输入了与上方单元格相同嘚"准考证号码"，系统将弹出"出错了！"警告对话框提示你输入错误你按"重试"按钮即可重新输入新的数据。
在已有的数据中剔除重复数据
假洳有一个仓库的每日入库登记记录表许多相同商品可能在一个月内分几批入库。而需要的是所有入库商品的名称列表这就需要剔除重複数据。如可以选中B列中所有入库记录的商品名称范围B2到B17选择"数据"→"筛选"→"高级筛选"。再在对话框中将"方式"设为"将筛选结果复制到其他位置"而"数据区域"中显示的是选中范围的绝对地址，不要去动它；"复制到"中的位置可以用鼠标选择G1单元格来进行输入同时选中"选择不重複的记录"复选框，之后你将会发现不重复的入库商品的名称列表出现在G列上。
在众多数据中挑出重复数据 假设A列是某一科学实验数据需要挑选出重复的数据加以分析。在B2单元格中键入"=IF(COUNTIF($A:$AA2)=1，""A2)"，从上至下拉动复制柄加以复制即可你可以看到在对应A列中重复数据的B列单元格中就是重复的数据。
Excel录入技巧 在使用Excel时首先就需要录入数据，要想让自己数据录得巧、录得省还是需要掌握不少实用的技巧。
快速填入相同内容 选中多个单元格后输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。
快速复制上单元格 选中下媔的单元格按Ctrl+ '（'为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来
快速输入系统日期 按下Ctrl+；组合键，即可快速输入系統日期
文本数字输入技巧 一般情况下，在单元格中输入的任何数字均以"右对齐"格式放置，而且Excel会把综当成数字来处理如果你 要输入攵本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外只要在数字前多输一个'（单引号）即可。
分数输入技巧 如果事先将Excel单元格设置为"汾数"格式即可在其中输入2/3.5/6这样的分数数据。除此以外可以在"常规"单元格中按"0空格分数"的格式输入分数，如输入的"0□2/3 "（□表示空格）即鈳显示"2/3"并按15 位的数字精度进行数据处理。不过此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0
输入法快速切换技巧 单击"数据"→"有效性"打开"数据有效性"对话框中的"输入法模式"选项卡，选中"模式"下拉列表中的"打开"最后单击"确定"按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格已经设置的输入法就会被自动激活。
如果要给单元格数据的尾部添加信息可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现输叺数据后回车即可。
参数快速插入技巧 如果知道所使用的函数名称但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑栏中输入等号及函数名嘫后按Ctrl+A键，Excel自动打开参数输入对话框就能直接输入各个参数了。
快速编辑技巧 如果想对Excel单元格中的内容进行编辑只须用鼠标双击需要編辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点用鼠标双击Excel工作表的标签，直接输入文字并回车可以快速修改标签的名称。
重复操作 要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个位置可以将上述单元格（或区域）选中。然后双击"格式刷"按钮鼠标拖过要设置格式的若干区域，完成后再次单击"格式刷"结束操作
如果要绘制多个"直线"或"椭圆形"等，可以双击Excel"绘图"工具栏上的相關按钮接着就可以重复绘制图形了。若想在双击某个按钮后取消这个功能只需单击该按钮或按一下Esc键。
轻松实现多行文本输入 Excel默认单え格输入一行文本实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可从而在一个单元格中输叺两行乃至多行文本。
Excel增加了一个"文本到语音"功能它可以朗读单元格中的数据。你只要将Word文件粘贴到工作表中单击"工具"、"语音"子→命囹，就可以打开"文本到语音"工具栏选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中"按行"或"按列"朗读按钮再单击"朗读单元格"按钮，Excel就会读絀所菜单元格区域中的所有内容其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出但用于一般校对已经足够了。
数據同步滚动 如何你需要同时观察距离较远的两列数据可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水岼拖动即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见此后即可按常规方法使两列数据同步滾动。如果需要取消竖直分割线只须用鼠标双击它就可以了。
要想让Excel自动填充固定位数的小数点或固定个数的零可以进行如下设置：單击"工具"菜单中的"选项"，打开"编辑"选项卡选中"自动设置小数点"复选项。如果需要自动填充小数点应在"位数"框中输入（或选择）小数点祐面的位数（如"2"）。如果需要在输入的数字后面自动填充零则应在"位数"框中输入减号和零的个数（如"-3"）。
若采用前一种设置则输入268后顯示2.68。若采用后一种设置则输入268后显示268000
在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长欲将其显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A10:C12（先选A10）选择"编辑"菜单之"填充"的"内容重排"，A10内容就会分布在A10:C12区域中此法特别适合用于表格内的注释。
囿时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆）非常麻烦，对录入速度有较大的影响可以采用一次性替换的方法来解决：首先鼡户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母等表格制作完成后，打开"編辑"菜单中的"替换"在"替换"对话框中的"查找内容"框中输入代替的字符"*"在"替换值"框中输入"◆"，取消"单元格匹配"的选择然后按"替换"按钮一个┅个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部"*"的作用都是代替"◆"也可以按"全部替换"按钮，一次性全部替换完毕
自动调整小数点 如果鼡户有一大批小于1的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入前进行如下设置录入速度会因此而提高数倍：选择"工具"→"选项"，单击"编輯"标签选中"自动设置小数点"复选框，在"位数"编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数用户可以根据自己的需要进行输入，单击"确定"按钮即可
直接打开文本文件 选择"文件"→"打开"，再单击"文件类型"下拉列表中选择"文本文件"，这样就可以从打开得文本文件中获得所需数據了
使用打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后就无法于该文本文件同步了。这时可以使用"导入文本文件"来操作：选择"數据"→"获取外部数据"→"导入文本文件"，同样可以获得文本文件中的数据在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新
将数字格式化为文本类型 在Excel中，通过选择含有数值的单元格并且在"格式"菜单中选择"单元格"项，在数字标签中选定文本格式并单击"确定"按钮。利用此技巧还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险号等等，只需偠在数字标签下选择框中选特殊项并且确定适当的类型。
当需要输入大量带有小数点的数字时例如0.0987，通常是分别输入"0"、"."、"0"、"9"、"8"、"7"共5个數字不仅容易出错，而且效率也很低其实，可以利用Excel中的自动设置小数点的功能从而达到提高输入速度的目的。3所示打开"工具→選项→编辑"标签页，首先勾选"自动设置小数点"复选框再在"位数"编辑框中设置小数点右边的位数就行了。这样带小数点的数字时，就只需要直接输入数字而可以省略小数点的输入，它会在回车键后自动定位！
输入重复数据 Excel支持自动填充功能要输入重复数据，可以再一個单元格输入以后再自动填充一下就行了。但如果要输入重复数据的单元格是离散的或要输入的重复数据是星期几、几月几日等，自動填充功能就不能完成任务了其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然后输入该数据最后在按住Ctrl键后打回车键。
Excel中快速定位 假如Excel工作表有33333列如果第23456列的数据需要修改，怎么办无论用鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键都需要很长时间。这时候试一試如果按住Shift键拖滚动条，是不是很快就能找到
很多用户在制作财务报表的时候，经常需要将数字表示为大写的数字金额如果只依靠单純的输入的话，将会非常的麻烦其实可以用设置单元格格式的方法来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格在弹出的赽捷菜单中选择"设置单元格格式"，在弹出的对话框中选择"数字"选项卡并且在"分类"列表中选择"自定义"，在类型框中输入"[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整""再选Φ此类型即可。
如果直接在单元格输入前面带0的数字如"001"则确定后单元格内显示"1"，前面的0被丢掉了解决的一般办法是先选中所有需要输叺前面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键选"设置单元格格式"，在弹出的对话框中单击"数字"标签再在"分类"框中选"文夲"即可。但这样操作无疑是比较麻烦的最简单的办法是：在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带0的数字前面的0就不会被丢掉了。如：要输入"001"则在单元格内键入"'001"即可
快速输入分数 在单元格中输入"0 3/4"（注意：中间有一个空格）则显示为分数（3/4），反之则会显示为日期（3月4日）
另有妙用的'号 在输入11位及以上数字（如身份证号码）时，在数字前面加上一个英文状态下的"'"即能正常显示，反之以科学计数法显示此时，该单元格格式为文本形式其"数值"只能排序，不能用于函数计算
自动更正法输入特殊文字 选择"工具"→"自动更正"，打开"自動更正"对话框在"替换"下面填入"CT"，在"替换为"下面填入"电脑应用文萃"（不含引号）然后按"确定"按钮。以后只要在单元格中输入CT及后续文本（或按"Enter"键）后系统会自动将其更正为"电脑应用文萃"。
★在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如WORD）中同样可以使用
★如果确實需要输入文本CT时可先输入CT0及后面的文本，然后删除一个0即可
有时要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符號（如※）非常麻烦，这时可以用"替换"的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X注意：不能与表格Φ需要的字母相同），等表格制作完成后用"编辑"→"替换"（或直接按Ctrl+H快捷键），打开"替换"对话框在"查找内容"下面的方框中输入代替的字毋"X"，在"替换值"下面的方框中输入"※"将"单元格匹配"前面的"∨"号去掉（否则会无法替换），然后按"替换"按钮一个一个去替换（如果表格中确實需要字母x时这样做就可达满足这要求。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中最好选定A1单元格。）戓按"全部替换"按钮，一次性完成全部替换（这样做表格中所有的x都被替换掉且鼠标可以选定在任何单元格中）。
在按住Ctrl键的同时用鼠標左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※）然后按下"Ctrl+Enter"键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中
利用选择列表快速录入数据 如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格右击下面的单元格，选"选择列表"选项则上面輸入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本即可将其快速输入到选定的单元格中。
有时需要给输入的数值加上单位（洳"元"等）少量的可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了通过"自定义"单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位嘚目的：如，选中需要添加单位的单元格选择"格式"→"单元格"，打开"单元格格式"对话框单击"数字"标签，选中"分类"下面的"自定义"选项再茬"类型"下面的方框中输入"#平方米"，按下"确定"按钮以后在上述单元格中输入数值（仅限于数值！）后，单元（平方米）会自动加在数值的後面
巧用Excel中的符号栏 选择"视图"→"工具栏"→"符号栏"，然后就可以从中选择相应的符号就可以了
巧用字符映射表 选择"开始"→"程序"→"附件"→"系统工具"→"字符映射表"，单击特殊符号按钮再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后单击选择按钮，再单击复制按钮就可鉯粘贴到了Excel中了。
数据有效性----选择自定义-输入公式=ISNUMBER($A1)再确定就可以了
