1. 前言1.1 为什么要写这样一个手册？在日常的学习工作中，我们往往会用到Excel，但许多同学只是把Excel当做“表格阅读器”，并没有真正发挥出Excel的许多功能。而我一直觉得，只有知道了世界上有斧子，砍柴的时候才会想到用斧子砍柴，否则就只能徒手砍柴了。当我们处理Excel数据的时候也是一样，如果我们不知道高效率的方法，那就只能用最朴实无华的方法慢慢做，有些1分钟能做完的事，可能要花上半小时甚至1小时。既然如此，为什么不花10分钟学会更高效的方法，以后每次都只要花1分钟就可以了。学习是一种投资，今天投入的时间，是为了将来能节约更多的时间。因此我想写这样一个手册，分享一些Excel的常用技巧，帮助大家提升日常学习工作的效率。1.2 这个手册有什么特点？（1）问题导向我不希望很机械地介绍每一个Excel的功能，事实上也没有必要。作为使用者来说，只要掌握了Excel的核心功能，就能解决我们大部分的日常工作。实际使用Excel时，遇到的往往是一个个具体的问题，所以这个手册也将以问题的形式撰写，专注于如何解决问题，而不是简单地介绍功能。此外，我也不喜欢讲一些花里胡哨的功能，我想讲的，都是我认为实际生活中经常遇到，实用的功能。（2）简单高效Excel的功能很丰富，解决一个问题往往有许多种方法，但不同的方法解决问题的效率是不一样的。从我个人而言，虽然我掌握了多种方法，但在实际运用的过程中，我总是倾向于用最便捷的方法来解决问题。如果一个方法效率很低，在实际运用中很少用到，就算学了也会忘记，和没有学过差别不大，那么就没有必要耽误大家的时间。所以手册里分享的方法，都是我认为最简单、最高效的方法。但如果有多个方法，各有特色，且都不难，我也会介绍多个方法，供各位同学自行选择。（3）方便查阅我对这个手册的定位，是一个公开的笔记，对于想系统学习Excel的同学，我相信如果全部读完，你肯定是Excel的小专家了。但是人不可能一下记住所有读过的东西，所以我更希望这是一本工具书，读过以后，就像知道了世界有斧头这样的工具，等到遇到问题的时候，再看来看看斧头是怎么用的，复习一下，然后解决问题。所以每个小节会专注于解决某个实际问题，方便大家根据问题直接查找。（4）动图呈现Excel毕竟是一个软件，我思来想去，最终还是选择用文字+GIF的形式来呈现。相比于图片，GIF能更加直观地看到每一步的操作，相比于视频，GIF的制作也更加简单和高效，而且文字+GIF的形式也方便阅读和日后查阅，因此手册每个小节下面，都以“步骤文字描述+GIF演示”的形式呈现，方便大家理解。1.3 其他说明（1）标题层次关于标题的层次，我会用数字表示，如“1.”表示一级标题、“1.1”表示二级标题、“1.1.1”表示三级标题……但因为知乎文章目前最多只支持到二级标题，不支持三级及以上标题的设置（也可能是我不知道如何设置），所以类似三级标题、四级标题等，我都只设成二级标题，目录中看起来会有点怪，也希望大家理解。（2）欢迎纠错个人的知识毕竟有限，难免有错误、疏忽的地方，如有错误或者更好的方法，欢迎各位同学指出，相互学习，共同进步。（3）附注说明某些小节里，会有“注”，如：注：xxxx“注”的内容是我认为不需要掌握，但如果不写出来，可能影响理解的内容。所以如果已经理解了具体的操作，就不需要关注“注”的内容，把宝贵的时间留给更重要的事情。（4）更新速度手册目前还处于更新中，因为平时工作繁忙，更新速度不一定保证，也请各位同学见谅。预计2023年内更新完毕。如果看的人多，可能也会更新快一些，毕竟能帮助到别人，本身也是一件快乐的事。2. 表格浏览2.1 如何快速选择单元格选择单元格几乎是Excel中最基础的操作。你可能会想，选择单元格有什么难的呀，直接拖动选择就好了。但是，当表格数据很多时，直接拖动选择既麻烦、又耗时。正是因为这个操作非常基础，几乎每一次使用Excel都涉及到选择单元格的问题，所以我们有必要了解一下Excel中快速选择单元格的技巧。2.1.1 全选单元格举个实际应用的例子。为了方便打印阅读，我们需要给表格里的单元格加上边框。点击任意一个有内容的单元格，按Ctrl+A全选。然后点击边框按钮，选择所有框线即可。需要注意的是，如果点击的是没有内容的单元格，按Ctrl+A，则会选中整个工作表。2.1.2 快速选到表格的边缘还是以上面的例子为例，我们需要给表格里的单元格加上边框。考虑到当表格有表名时，我们通常不会给表名加边框，所以选择单元格的时候，不应该把表名选进去。此时，全选法就不适用了。我们可以点击要选择区域左上角的单元格，然后按住Ctrl+Shift+右方向键“→”，选中该单元格右边的所有单元格，再按Ctrl+Shift+下方向键“↓”，选中下方全部单元格，完成区域的选择。同理，Ctrl+Shift+左方向键“←”可以选中单元格右边的全部单元格。Ctrl+Shift+上方向键“↑”可以选中单元格上方的全部单元格。总而言之，Ctrl+Shift+方向键可以帮助我们快速地选到表格边缘。当表格中间有空单元格时，我们只要重复按方向键即可完成选取。注：关于上图的解释：当表内有空单元格时：（1）如果选中的单元格和相邻单元格内有数据，则按下“Ctrl+Shift+方向键”后，会将当前选中的区域扩展到同一行或同一列中不间断的最后一个非空单元格。（2）如果选中的单元格邻侧是空单元格，则按下“Ctrl+Shift+方向键”后，会将当前选中的区域扩展到同一行或同一列的第一个非空单元格。2.1.3 快速跳转到表格边缘如果表格很大，想快速跳转到表格边缘输入新的数据，可以选中某个单元格，把鼠标放到单元格的下边框线上，当鼠标变成“十字”时，双击即可跳转到表格下方。同理，在上边框线上双击可以到达表格的最上方，在左边框线上双击可以到最左边，右边框线双击可以到最右边。需要注意的是，如果中间有空单元格，则只会跳转到空单元格边上。2.1.4 快速选择不规则区域的单元格在工作中，我们可能要重复选择某些区域。有些区域选择起来比较麻烦，例如对角线。我们可以按住Ctrl键并点击单元格来选择，但如果每次都这样选择，会非常麻烦。对于经常要用到的区域，我们可以在选中后，在名称框里定义新的名称。注意定义名称不能是数字和原有单元格名称（如A1等）。例如我们将选中的单元格定义为“对角线”。以后需要选择这个区域时，可以点击名称框旁边的三角，点击“对角线”就能定位到该区域。也可以按F5或Ctrl+G，双击区域名字即可选择该区域。给区域定义名称后，也可以在公式里引用。例如这里可以用Sum函数对“对角线”的值求和，输入函数后，按F3快速输入区域名称，完成求和。2.2 如何快速移动某列数据如果我们要移动某列数据，例如将C列数据移动到B列，一些同学可能是插入新的列，然后把数据剪切过来，再删除空白列，但这样比较麻烦。我们可以点击列标签（如C列）选中要移动的列，然后把鼠标放到单元格的边框线上，等鼠标变成十字箭头时，按住shift键，拖动到指定位置，则可移动该列数据。2.3 如何快速切换工作表当Excel文件里有多个工作表时，我们可以点击表格名称切换工作表。而当我们的Excel文件里内有很多工作表时，如果我们要找到某个特定的工作表，点击左下方的箭头一个个切换比较麻烦。更为便捷的方法是，在左下角箭头处右键，双击要跳转的工作表，即可完成切换。2.4 滚动表格时如何让表头不消失如果表格内容很长，当我们向下查阅时，由于看不到表头，很容易忘记每一列的含义。因此我们希望在向下浏览的时候能固定表头。冻结窗格法是最常见的方法。我们可以点击“视图-冻结窗格-冻结首行”，就可以将第一行固定，向下滚动时，第一行不会消失。除了固定行，我们还可以固定列，例如我们想固定第1行和第1列的内容，可以选择第2行和第2列的交叉单元格（如B2单元格），点击“视图-冻结窗格-冻结窗格”，固定第1行和第1列的内容。同理，如果我们想固定前N行和前N列的内容，只需要选择第N+1行和第N+1列的交叉单元格，点击“视图-冻结窗口-冻结窗格”即可。如果想取消固定，可以点击“视图-冻结窗口-取消冻结窗格”。2.5 如何快速取消多列隐藏在浏览表格时，我们往往会隐藏某些数据，将注意力放在我们关注的内容上。例如，如果我们只想看每位员工的绩效和工资，就可以把中间的数据隐藏。当我们想取消隐藏时，我们可以右键点击隐藏处-取消隐藏，但这样只能一个个取消，非常麻烦。更便捷的方法的是，选中包含隐藏列的一些列，右键-取消隐藏。除了上述的方法，我们还可以选中包含隐藏列的一些列，双击边框线，即可取消隐藏。但这种方法的缺点是，会改变选中列的列宽。注：双击列边框线的本质，其实是自动将列宽调到正好能全部显示单元格内容的程度。列隐藏时，可以认为列宽为0，双击列边框线后，列宽恢复到正常值，即取消隐藏。2.6 如何快速取消多个工作表隐藏当Excel里有很多工作表时，我们可能会想把其中多个表隐藏起来，只留下重要的表格。隐藏工作表，可以按住Ctrl键再点击表名进行多选，在工作表名上右键-隐藏，即可将这些工作表隐藏。如果要隐藏的表是连续的，也可以按住Shift键，选择起始和结束的两个表，就可以选中这两个表中间的所有表。如果要取消隐藏，可以在任意工作表名上右键-取消隐藏，选择要显示的表。但是这样只能一个个取消，比较麻烦。如果要同时取消多表隐藏，需要提前设置自定义视图。在未隐藏表前，点击视图-自定义视图-添加，输入视图名称，点击确定。需要恢复隐藏时，点击自定义视图，选择设置的视图，点击显示即可。3. 表格打印3.1 打印表格时如何让每一页都出现表头如果我们的表格很长，打印之后会分成很多页，后面的页没有表头会带来阅读上的麻烦。注：打印打快捷：Ctrl+P为了给每一页都加上表头，我们可以点击“页面布局-打印标题”，点击“顶端标题行”，然后点击表头所在的行号，点击“确定”即可。3.2 如何把表格调整为一页打印当我们要打印的时候，如果数据的列很多，直接打印可能无法在一页里打完，会有一些列打印在其他页面上，不方便阅读。很多同学遇到这种情况，可能会手动调整列宽，或者修改字体大小。但这样非常麻烦。我们可以在打印预览中，点击“无缩放”，选择“将所有列调整为一页”，Excel会自动缩放打印内容，将所有列放在一列打印。如果实际工作有需求，也可以选择“将工作表调整为一页”、“将所有行调整为一页”。3.3 如何自定义打印分页如果要自定义调整打印分页，可以在点击右下角“分页预览”按钮，进入“分页预览”界面（也可以点击“视图-分页预览”进入）。图中蓝色实线围住的白色区域是要打印的部分，蓝色实线外灰色的区域是不打印的部分。白色区域内的蓝色虚线是分页符，例如图中默认的分页符，把打印区域分成了第1页和第2页。拖动蓝色实线，可以调整打印区域。拖动分页符，可以根据需要自定义分页。拖动分页符至边缘即可删除分页线，实现一页打印。（效果同3.2节）删除分页符，除了拖动分页符至边缘删除外，还可以选择分页符下方一行的单元格（如果是竖的分页符就是选择右边一列的单元格），右键-删除分页符，就可以将插入的分页符删去。假如我们想让特定的行打印在单独的页面，例如前5行单独打印，可以选择第6行，右键-插入分页符，就可以在行的上方插入新的分页符。如果要快速设置打印区域，可以选中要打印的部分，右键-设置打印区域即可。3.4 打印时如何添加页眉页码如果我们想在打印表格时，增加页眉页码，可以点击右下角的“页面布局”按钮，进入“页面布局”页面。（或者点击“视图-页面布局”进入）。在页眉或页脚处点击，然后点击“设计”选项卡，在“页面和页脚”可添加各类页眉页脚的预设。在“页面和页脚元素”中可自定义页眉页脚，包括插入图片（logo）等。插入图片后，可以“设置图片格式”中修改图片大小。3.5 单列N行的数据怎么打印有时我们会遇到这样的情况，数据只有一列，但有很多行，如果直接打印会浪费纸张，而且可读性差。通常的解决办法是把单列变成多列再打印，但直接在excel中操作较为复杂。可以把数据复制到word里，在word“布局-栏”中，设置成多栏。分栏后，可以看到除了第一列以外的其他列，没有标题。我们可以把光标定位在标题行，在“布局”选项卡中（是“设计”选项卡旁边的，和上面的“布局”选项卡不是同一个），选中“重复标题行”，然后在word中打印即可。4. 数据输入4.1 如何快速输入数据一些同学输入大量数据的时候，可能会用右方向键“→”输入完一行数据后，重新点击下一行第一个单元格，再进行输入。但这样的输入方法比较麻烦。其实，当我们连续输入数据时，可以按Tab键跳转到右侧单元格。按Enter键跳转到下一行。需要说明的是，按Enter键后，所选单元格将跳转到下一行，具体位置如下：行：所选单元格的下一行列：最开始按Tab键的列如一开始在B2单元格输入数据，按Enter后，就会选中B3单元格如果在输入前提前框选了一个区域，按Tab键到最右边时，再按下Tab键会自动跳转到该区域下一行第一列。要向相反方向移动时，先按住Shift再按Enter或Tab键即可。4.2 如何自动补齐公式我们在单元格输入公式时会弹出提示。当出现公式提示的时候，我们可以用上下方向键选择要输入的公式，按Tab自动补齐。4.3 相对引用和绝对引用在日常输入公式计算时，常常会遇到这样的问题：为什么拖动公式的时候引用的数变了？这是因为Excel中有两种不同的单元格引用方式——相对引用和绝对引用。举例而言：当我们根据单价和数量计算总价时，可以在C2单元格里输入“=A2*B2”，当我们向下拖动单元格时，可以看到，C3单元格里的公式自动变成了“=A3*B3”，C4单元格里的公式自动变成了“=A4*B4”，这就是相对引用。相对引用指的是，引用的内容会随着单元格位置的变化而变化，例如从C2单元格到C3单元格，行数增加了1，所以对应公式中引用的单元格，行数也都增加了1。如果我们不希望拖动公式时，引用单元格发生变化，可以把相对引用变成绝对引用。我们假设计算出来的总价要乘上统一的折扣，在输入公式时，选择“折扣”所在的单元格（B1）后按下F4键，即可把相对引用“B1”变成绝对引用“$B$1”，这样再拖动公式，就不会改变引用的值。$表示锁定，连续按F4可以切换不同的锁定状态。连续按F4可以在“A1”“$A$1”“A$1”“$A1”四种状态切换。“A1”表示行和列都会变换（即相对引用）“$A$1”表示同时锁住行和列，无论如何拖动，都不会改变引用单元格的值。“A$1”表示锁定1行，不锁定列，拖动时列可以改变，但行永远是1行。“$A1”表示锁定A列，不锁定行，拖动时行可以改变，但列永远是A列。4.4 如何设置下拉列表在我们要求别人填写Excel表时，为了汇总的方便，会给单元格设置下拉列表，让别人选择特定的值来填写。这个功能在Excel里被称为“数据验证”（Excel2013之前的版本是“数据有效性”）。例如，我们要求某列只能输入“A”和“B”，选择要设置的区域（即该列），在“数据”选项卡中，点击“数据验证-数据验证”，在“数据验证”中选择“序列”，然后输入"A,B"，中间用英文的逗号隔开即可。我们也可以提前在单元格里把选项写好，然后在“数据验证”中选择“序列”，选择写好选项的单元格，完成下拉列表的设置。如果该列中有部分单元格不需要设置（如表头），选择这些单元格，在“数据验证”中把验证条件改为“任何值”即可。（或者设置数据验证的时候，不要选择表头区域，区域选择方法可以参考：2.1.2 快速选到表格的边缘）单元格的数据验证做好以后，也可以通过复制粘贴或者拖拽单元格等方法，快速设置其他单元格。4.5 如何设置二级下拉列表如果我们希望根据不同的省，选择不同的市，就需要设置二级下拉列表。这里省的选择是一级下拉列表，市的选择是二级下拉列表。首先，要准备好省和市的对应关系，如：为了描述方便，接下来不妨称这个区域为“列表值”选择“湖南”对应的市，并将这个区域命名为“湖南”（用2.1.4节里介绍的方法——定义单元格名称），其他同理，将“浙江”“山东”对应的市的区域，命名为“浙江”“山东”或者也可以用另外一个方法，一次性设置好全部的区域名称。选择全部列表值，点击“公式-根据所选内容创建”，选择“首行”（因为列表值里第一行是“省”，根据实际情况可以选择“最左列”“末行”“最右列”），即可分别创建以“首行”命名的区域，在本例中，即一次性创建好了“湖南”“浙江”“山东”三个区域。接下来，设置一级列表，方法同4.4节。接着设置二级列表，选择B列，在数据验证中，设置序列来源为=indirect(A1)，完成二级列表设置。即当省份不一样时，市区的选择不一样。需要说明的是，这里因为没有设置名为“省份”的区域，所以会报错，但实际没有影响，因为第一行是标题，不涉及下拉列表，如果不希望第一行有下拉列表，可以按4.4节的方法去除，或者设置时，不选择第一行的区域。在设置二级列表的时候，我们用到了一个函数——indirect，这个函数的作用是，输入单元格的名称（或者区域的名称），返回单元格的值（或区域的值），在本例中，对于B2单元格，数据验证的公式为indirect(A2)，当A2单元格里是“湖南”时，indirect(A2)返回的结果是名为“湖南”的区域的值，即“长沙，湘潭”，所以B2的下拉列表里，候选的内容就是“长沙，湘潭”4.6 如何设置单元格输入前的自动提醒有些时候，我们希望用户按照特定的格式输入内容，可以选中要设置的单元格，点击“数据验证-输入信息”，输入“标题”和“输入信息”，即可在选中单元格时，在旁边自动浮现提示，而在没有选中单元格的时候，完全看不见，不影响阅读。4.7 为什么设置数据验证以后，原先错误的数据不会报错数据验证只对设置验证条件后，手工输入的数据有效。对已经输入的数据，以及复制粘贴来的数据，不会报错。如何需要检验已经输入的数据是否符合验证条件，可以点击“数据验证”的下拉菜单，选择“圈释无效数据”，即可。如果把数据修改为正确的后，“圈释”会自动取消。也可以点击“数据验证”的下拉菜单，选择“清除验证标识圈”，手动取消圈释。注：不需要提前选中区域，Excel会自动判断整个表里不符合数据验证的单元格4.8 如何一次插入多个新行如果想在第N行前面插入一行，可以选择第N行，右键-插入，即可在第N行上面插入一个新的行。如果要插入多行，如M行，可以从第N行开始，选择M行，右键-插入，即可在第N行上面插入M行。4.9 如何输入随机数生成0到1的随机数：=rand()刷新随机数：点击任一单元格，按F9输入A到B的随机实数：=rand()*(B-A)+A输入A到B的随机整数：=randbetween(A,B)，A和B也可以是日期固定随机数：在输入rand/randbetween函数时，保持编辑状态，按F9，可以把公式变成固定的随机数。4.10 如何自动填充数据在单元格输入一个数，然后把鼠标放到右下角的矩形处，鼠标变成十字形，向下拖拽，下面的单元格会复制这个数，在拖拽以后点击右下角的按钮，可以在“复制单元格”和“填充序列”中进行切换。如果要填充的单元格旁边已经有数据了，输入单元格内容以后，双击单元格右下角，可以自动向下填满序列。此外，填充序列会根据输入的内容按一定规律填充，如等差数列等：如果是填充日期，拖拽后可以选择“以天数填充”“工作日填充”“以月填充”“以年填充”等方式。4.11 取消合并单元格后如何填充空白单元格取消单元格合并后，只有第一行有内容，其他地方没有，需要将其他单元格填充原来的值。选中要操作的单元格范围，按F5或Ctrl+G，点击定位条件，选择“空值”，点击确定后会选中空白单元格，按等于号“=”，再按上方向键“↑”，然后按住Ctrl+Enter即可。4.12 批量输入序号4.12.1 合并单元格后如何批量输入连续序号如果合并单元格大小不同，不能通过下拉的形式自动添加序号，可以使用函数：=counta(范围)counta(范围)函数可以统计范围内的非空单元格个数，如=counta(A1:A3)，就是统计A1到A3之间有多少非空单元格。具体操作为：选中要填充的区域，输入公式=counta(序号为1的单元格上面第一个非空单元格（并用F4固定住）：序号为1的单元格上面第一个非空单元格（不固定）)，然后按ctrl+enter批量填充即可。原理说明：取消合并单元格后不难看出，事实上合并单元格只有最上方的单元格里有值，其他单元格都是空单元格，所以对于序号1，统计的是A1到A1有多少非空单元格，显然就是A1，所以结果是1。对于A5单元格，统计A1到A4有多少非空单元格，结果是A1和A2，所以结果是2，依次类推即可。4.12.2 合并单元格后如何批量输入小类序号如果数据分类有层级，如果大类已经合并单元格（如“人事部”“财务部”），要在每一个大类里，分别输入序号，即“人事部”从1、2、3……开始，“财务部”也从1、2、3开始……，可以在B2单元格输入公式=if(A2<>"",1,B1+1)，向下填充即可。其中A2为大类单元格的第一个，<>表示不等于，B2为小类序号的第一个单元格，B1为小类序号第一个单元格（即B2）的上面一个单元格。原理说明：公式利用了合并单元格后，只有合并单元格最上方的单元格里有值，其他单元格都是空单元格的机理，对于B2单元格来说，A2不为空值，所以结果是1，对于B3来说，A3是空值，所以结果是B2+1=2,……，对于B5来说，A5又不是空值，所以为1，序号又从1开始计算了。4.13 如何快速复制工作表按住ctrl键拖动工作表标签，移动至要复制的位置即可。4.14 如何避免自动创建超链接我们在Excel中输入邮箱等网址时，常常会自动创建超链接。创建超链接后，编辑不方便，选中单元格时容易误点。为了输入编辑方便，可以取消自动创建超链接，具体为：在输入链接后，点击链接单元格左下角按钮-停止自动创建超链接，后续录入不会再创建。如果想恢复创建超链接，可以点击文件-选项-校对-自动更正选项，键入时自动套用格式-勾选internet及网络路径替换为超链接，即可恢复。（也可以取消勾选，停止自动创建超链接）如果要编辑有超链接的单元格，如果直接点击单元格，会自动打开链接。为了选中单元格，可以把列宽拉宽，在空白处点击单元格，选中后，在编辑栏修改，或按F2快捷键进入修改模式。5. 单元格格式5.1 如何输入身份证号因为Excel只能保存15位数字，身份证有18位，直接输入身份证，后三位会变成0，因此需要改变单元格格式为文本。按Ctrl+1进入“单元格格式”，点击“数字-文本”即可（也可以点击“开始-数字”的框框处的下拉菜单，快速调整单元格格式）。此外，在数字前加英文单引号，也可以变为文本格式。所以有些数据库导出的数据，前面会自带英文单引号注：文本单元格左上角会有一个小三角。5.2 如何实现文本格式和数值格式的相互转换最简单的情况，如果文本单元格里是数字，可以选中单元格，点击旁边的感叹号，然后点击转换为数字即可。注：这种方法需要选中的第一个单元格是文本格式的“数字”，否则不会弹出旁边的感叹号。如果遇到一列中混有数值格式和文本格式的情况，从第一个文本格式的单元格开始选择即可。如果要把数值格式转成文本格式，可以利用分列工具实现，具体为：选中单元格，点击“数据-分列-下一步-下一步-文本-完成”，即可把数值格式转成文本格式。其原理是：原数据中没有分列默认的分隔符“Tab”（99.999%的情况下都不会有），所以数据不会分列，只是会在分列向导的第3步中，被设置成文本格式5.3 如何设置日期格式输日期的时候用斜杠区分年月日，输入以后，在“开始”选项卡下点击单元格格式的拓展按钮，打开设置单元格格式窗口，选择“自定义”，在“类型”中修改单元格格式。日期默认格式是：yyyy/m/d，可改为：效果单元格格式显示两位数月份把m改为mm显示英文月份缩写把m改为mmm显示英文月份全拼把m改为mmmm显示两位数日期把d改为dd显示英文星期缩写把d改为ddd显示英文星期全拼把d改为dddd显示中文星期缩写（一二三……日）把d改为aaa，可以用“周aaa”表示周一到周日显示中文星期全称把d改为aaaa5.4 单元格前面如何自动补0如果要把“1”变成“001”，可以在“设置单元格格式-自定义”中输入000，不足三位时，会自动在前面补0，直到三位。如果输入的数超过三位，不变化。6. 排序6.1 如何对多列进行排序例如要将成绩表排序，数学高的在前面，数学分数一样的按语文成绩降序，可以点击“开始-排序和筛选-自定义排序”，在“主要关键字”中选择数学的列名，排序依据为“单元格值”，次序为“降序”，然后“添加条件”，在“次要关键字”中选择语文的列名，其他同理，确定即可。如果要排序的列比较多，老版本Excel不能设置足够多的“次要关键字”（新版本Excel不存在这个问题），可以单独对每列排序，例如如果目的是先按列1排，然后按列2排，可以先单独排列2，再排列1，即可实现多列排序。6.2 如何按颜色对单元格排序如果想把几个颜色一样的单元格排在一起，可以点击“开始-排序和筛选-自定义排序”，在“主要关键字”里选择相应的列，然后在“排序依据”里选择“单元格颜色”，在次序下方选择相应的颜色及排序方式，点击确定即可。也可以筛选（点击单元格，按Ctrl+Shift+L，进入筛选模式），然后点击单元格旁边的按钮，按颜色排序即可。6.3 如何设置自定义排序有时候默认的排序并不能满足需求，例如想按中文的“一、二、三”排序，默认升序是“二、三、一”，因为Excel默认根据拼音字母顺序排序。又比如，想按职位的重要性排序，默认的排序也做不到，因此我们需要自定义排序。可以点击“开始-排序和筛选-自定义排序”，在“主要关键字”中选择要排序的列名，在排序依据中选择“数值”，在次序中选择“自定义序列”，在“自定义序列”中选择“新序列”，然后在“输入序列”中输入一，二，三，之间用回车隔开（没有逗号），点击“添加-确定-确定”即可。6.4 如何按笔画排序比如要按姓氏笔画排序，可以在自定义排序中，点击选项-按笔画排序-确定-确定，即可。7. 筛选7.1 如何按颜色筛选按Ctrl+shift+L可以打开或取消筛选，筛选后点击单元格旁边的按钮，可以按颜色筛选。7.2 怎么按姓氏筛选例如筛选姓王的，直接在筛选搜索框中搜王，除了搜到姓王的以外，还会搜到名字里含王的。如果想只搜姓王的，可以点击单元格旁边的筛选按钮后，点击文本筛选-开头是，输入“王”，即可。也可以搜索框里输入“王*”，这里的“*”是通配符，表示后面可以是任意内容，也就是搜索开头是“王”的内容。7.3 如何在同一列中同时筛选多个条件例如，要筛选姓王的和姓张的，可以先进行第一次筛选（如先筛选姓王的），然后第二次筛选时（筛选姓张的），在筛选框输入筛选内容后，勾选“将当前所选内容添加到筛选器”即可。7.4 如何清除多次筛选如果对很多列都设置了多次筛选，一个一个取消比较麻烦，可以点击“开始”选项卡-排序和筛选-清除，一次性清除全部筛选。7.5 如何设置筛选后依旧保持连续的序号普通序号的筛选后不会变化，如果希望序号随着筛选结果而变化，可以在第一个序号处输入公式=subtotal(103,$B$1:B1）+0，向下填充即可。subtotal函数的作用是：返回一个数据列表的分类汇总，语法是：=subtotal(功能代码，数据区域)。功能代码103，表示在忽略隐藏行的情况下，计算非空单元格的数量。B1为要记数的第一个单元格。$B$1:B1在自动填充的时候会变为：B1:B1、B1:B2……，所以函数返回非空单元格的数目就是1、2……，也就得到了序号。因为subtotal函数是汇总函数，所以如果Excel会认为最后一行是小计汇总行，所以筛选时会一直包含最后一行。因此，要在subtotal(103,$B$1:B1）后面再加一个0，让系统不认为这是汇总行，筛选的时候就不会显示最后一行了。如果只是subtotal(103,$B$1:B1），筛选的时候，一直会保留最后一行。8. 条件格式8.1 如何标记重复值有时候想快速判断数据表中有没有重复值，可以选中数据区域，点击“开始”选项卡-条件格式-突出显示单元格规则-重复值即可。8.2 如何标记大于A的值选中要设置条件格式的单元格区域，在“开始-条件格式”中点击“突出显示单元格规则-大于”，设置好对应数值和单元格格式即可。8.3 如何标记含某文本的内容条件格式-突出显示单元格规则-文本包含，在“为包含以下文本的单元格设置格式”中输入要包含文本即可。8.4 如何设置多重条件的条件格式设置新的条件格式不会清零之前的设置，直接重复设置即可。